Prepaid Kundenkarten

Kundenkarten können mit Guthaben aufgeladen werden (so genannte Prepaid Karten) und diese Guthaben können zur Zahlung verwendet werden. Hierbei unterscheiden wir zwei unterschiedliche Systeme:

Variante Prepaidkarten mit Offline Guthaben

Prepaidkarten mit Offline Guthaben speichern das Guthaben im Chip des Datenträgers.

Typische Systeme sind die DIVA Box und Spider Network Erweiterung die auch von Hypersoft geliefert und installiert werden.

Mit der Dallmayr Card Anbindung ist Hypersoft auch mit diesem Kartensystem kompatibel.

Generell erfordert so ein System die technischen Voraussetzungen auf einen Teil der Daten innerhalb der Karten zugreifen zu können um das Guthaben dort "offline" zu speichern und abzubuchen.

Durch die Daten im Hypersoftsystem besteht dort auch einen Datenbank mit einem parallel geführten Umsatz.

Variante Prepaidkarten mit Online Guthaben

Wenn Sie diese Variante verwenden, wir das Guthaben in den Datenbänken des Hypersoftsystems gespeichert und organisiert.

Hierfür muss Hypersoft nicht auf die Daten in den Karten zugreifen bzw. kann man Karten verwenden die solche Möglichkeiten nicht bieten müssen. Es wird nur die Kartennummer gelesen und diese mit einem Konto in der Datenbank "online" gespeichert.

Voraussetzungen für diese Prepaidsysteme

Für die Verwendung des Guthabens gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Richten Sie eine Zahlungsart mit dem Zahlungstyp KundenkarteGeschlossen Eine Kundenkarte ist ein Datenträger (meist im Kartenformat), der für die interne Abrechnung in der Hypersoft Suite verwendet werden kann. Die Kundenkarte kann in einem bargeldlosen Bereich oder als Prepaid Zahlungsmittel (dann Debit Card) verwendet werden. Eine Kundenkarte kann einem Kunden zugewiesen sein, oder anonym verwendet werden. Guthaben (+) ein und verwenden diesen in einem Funktionsmakro einer Abschlusstaste, oder stellen Sie das Kartenmanagement so ein, dass auch bei anderen Abschlusstasten automatisch das Guthaben der KundenkarteGeschlossen Eine Kundenkarte ist ein Datenträger (meist im Kartenformat), der für die interne Abrechnung in der Hypersoft Suite verwendet werden kann. Die Kundenkarte kann in einem bargeldlosen Bereich oder als Prepaid Zahlungsmittel (dann Debit Card) verwendet werden. Eine Kundenkarte kann einem Kunden zugewiesen sein, oder anonym verwendet werden. verwendet wird (wenn eine Karte verwendet wird).

Sie können auch ein Cashless Top-Up Terminal verwenden, so dass Ihre Kunden das Guthaben per Selbstbedienung aufladen.

Weiterführende Dokumentation:

Währungstabelle verwenden

Cashless Top-Up Terminal

Artikel für Aufladung, Auszahlung und Verzehr...

Wir unterscheiden drei Aktionen für die Behandlung von Guthaben. Für diese drei Aktionen gibt es die Kassenfunktionen Debit Aufladung, Debit Auszahlung und Debit Balance (oder Debit Detail Balance).

Um für diese Funktionen auch Berichtsauswertungen zu erhalten, müssen Sie Artikel anlegen und im Kartenmanagement zuweisen. Legen Sie im Artikelstamm Basisartikel mit den gewünschten Bezeichnungen an und weisen Sie diese im Kartenmanagement den Aktionen zu. Diese Artikel müssen als Verkaufsfähig mit dem Verkaufspreis 0.00 eingerichtet werden. Der Artikel für Verzehr muss außerdem als Nicht provisionierbar markiert werden, andernfalls funktioniert die Bedienerprovision über Kundenkarten verkaufte Artikel nicht.

Zusätzlich sollten Sie für diese Artikel eine Warengruppe, zum Beispiel Debitverwenden um, diese in Berichten zu gruppieren.

Sehen Sie auch:

Debit Funktionen - Alle

Beispiel zur Erklärung des Verfahrens:

Sie verwenden Aufladen um eine Karte mit 100,- € aufzuladen und erzeugen damit 100,-€ Umsatz. Dann buchen Sie 40,-€ Umsatz (repräsentiert durch normale Artikelbuchungen), die Sie von der Karte abbuchen möchten.

Der 40,-€ Umsatz soll nicht zu den 100,- € Umsatz aus der Aufladung hinzugezählt werden. Deshalb bucht die Kassenstation (da ja bereits 100,-€ Umsatz erzeugt wurde) automatisch 40,-€ negativen Umsatz über Verzehr als Gegenbuchung zu der Aufladung.

Um die Bezeichnungen und Mehrwertsteuersätze dieser Umsätze frei gestalten zu können, hinterlegen Sie entsprechende Artikel und ordnen Sie diese den Aktionen zu. Achten Sie darauf, dass die Mehrwertsteuer in der Regel schon beim Aufladen anfällt, so dass Sie bei der Gegenbuchung Verzehr den gleichen Mehrwertsteuersatz verwenden wie bei der Aufladung. Diese Mehrwertsteuer hebt sich sodann auf und wird anhand der tatsächlichen Mehrwertsteuer der verkauften Artikelbuchungen bestimmt.

Die ausgewählten Artikel werden vom System besonders behandelt und werden vom Berichtswesen automatisch entsprechend berücksichtigt. Stimmen Sie in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater die richtige Anwendung und Meldung der Mehrwertsteuer ab.

Der aktuelle Guthaben der KundenkarteGeschlossen Eine Kundenkarte ist ein Datenträger (meist im Kartenformat), der für die interne Abrechnung in der Hypersoft Suite verwendet werden kann. Die Kundenkarte kann in einem bargeldlosen Bereich oder als Prepaid Zahlungsmittel (dann Debit Card) verwendet werden. Eine Kundenkarte kann einem Kunden zugewiesen sein, oder anonym verwendet werden. wird im Kundenstamm im Register Karten im Feld Saldo angezeigt und kann dort bearbeitet.

Verwenden Sie hierfür nur Basisartikel, keine Rezepturen.

Weiterführende Dokumentation: Kartenmanagement konfigurieren

Cashless Top-Up Terminal

Sie können auch eine bargeldlose Aufladestation verwenden, mit der Karteninhaber Prepaid-Guthaben per Selbstbedienung auf deren Karten (oder Konten) laden.

Weiterführende Dokumentation: Cashless Top-Up Terminal

Infobon erstellen

Wird die Kassenfunktion Bonorder mit auf der Kassenfunktion Debit Saldo in einem Makro verwendet, so wird der Saldo angezeigt und ein Infobon mit dem Saldo der Karte gedruckt.

Prepaid Auswertungen

Die Prepaid Aufladungen werden im Finanzbericht und Managerbericht wie umsatzneutrale Gutscheine ausgewertet.

Beispiel Finanzbericht im Front Office Berichtswesen:

Die Betrachtung von (eventuell) MwSt. freien Auf- und Abladungen in Zusammenhang mit Umsätzen die sodann damit bezahlt werden kann anspruchsvoll ausfallen. In diesem Beispiel wurde 330,-€ Prepaid aufgeladen. In diesem Beispiel ist keine MwSt. dafür eingestellt worden. Die Mehrwertsteuersätze werden unten einzeln ausgewertet. Der MwSt. Satz von hier 17.4% entsteht rechnerisch - es ist der Anteil des Umsatzes mit 0% Steuer am gesamten Umsatz (-81,90 geteilt durch 470,55). Brutto müssen 470,55€ als Geld vorhanden sein, der Umsatz betrug brutto aber 552,45. 81,90 wurden aus Prepaid Guthaben bezahlt.

Beispiel Finanzübersicht im Report Manager...

Steuerpflichtig oder nicht...

Prepaid Aufladungen können steuerfrei sein. Spätestens beim Bezahlen fallen die Steuern dann aber an. Stimmen Sie die Mehrwertsteuereinstellungen mit Ihrem Steuerberater ab. Bei Bedarf kann das System auch so eingerichtet werden, dass steuerbare Umsätze entstehen.


Keine steuerliche oder rechtliche Beratung

Die folgenden Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung und stellen weder eine Steuer- noch eine Rechtsberatung dar, da wir dazu nicht befugt sind. Bitte prüfen Sie die Inhalte sorgfältig und stimmen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater oder anderen fachkundigen Experten ab, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise den rechtlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht. Ergänzen oder passen Sie unsere Empfehlungen an, falls dies in Ihrem konkreten Fall erforderlich ist. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Ergebnisse in Ihrer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren.


Bezahlung am POS und mPOS

Prepaid Kundenkarten können an POS, mPOS und CLOU MOBILE für Windows Systemen zur Zahlung verwendet werden. Reicht das Guthaben einer Karte zur Zahlung nicht aus, wird der Bediener aufgefordert den Restbetrag in Bar zu kassieren. Ebenfalls wird der Restbetrag gleichzeitig als Bar bezahlt gebucht. Beispiel mPOS: Kartenmanagement


Weiterführende Dokumentation:

Vending und Catering

Vending Catering und Ticketing Anbindungen

Prepaid Abrechnungsmodul

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