PMS Integration am POS
Die PMS Anbindung am POS System funktioniert nahtlos auf den stationären und mobilen Geräten von Hypersoft.
Zur Sicherheit möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass die Einstellungen beider System auch steuerrechtlich relevant sind. Sollten Sie nicht sicher hierzu sein, können Sie die Details hier nachlesen.
Sicherheit und Notbetrieb
Bei jedem Abschluss eines Vorgangs an der Kasse kann mit der Kassenfunktion Hotel: Zimmernummer prüfen geprüft, ob das PMS System erreichbar ist. Ist dies nicht der Fall, so werden die Daten zur späteren Übergabe an das PMS gespeichert und der Bediener wird informiert. Beim einem späterem Start der Schnittstelle werden die Informationen dann an das PMS weitergeleitet.
In diesem Zustand können aber keine Buchungen auf Zimmer vorgenommen werden, da die "Zimmersuche" ohne funktionierende PMS Anbindung nicht möglich ist.
Es handelt sich um einen sensiblen Bereich Informationen von einem Kassensystem an ein PMS zur Zahlung zu übermitteln. Alle beteiligten Komponenten sollten korrekt eingerichtet und verfügbar sein. Vermeiden Sie (wenn möglich) zeitkritische Übermittlungen an das PMS (zeitkritisch kann zum Beispiel ein Vorgangsabschluss sein, wenn beinahe zeitgleich der Gast ausgecheckt wird.
Wenn Sie Zimmernummer betätigen, ohne vorab eine Zahl /Zimmernummer einzugeben, erscheint ein Programm zur Suche nach Zimmernummer, Gastname und Reservierungsnummer (Möglichkeiten sind abhängig von der PMS Anbindung).
Die Funktion Suche gibt bei der Suche nach 10 die Zimmernummer 10 als Ergebnis (sofern eingecheckt).
Die Funktion Volltextsuche gibt zudem alle eingecheckten Zimmernummern und Reservierungsnummern aus, die eine 10 enthalten. Beispiele: Zimmernummer 110, 210 etc. und Reservierungsnummer 2031056.
Die Tabelle zeigt die unterschiedlichen Möglichkeiten welche die PMS Programme über deren Anbindung zur Verfügung stellen (alle Möglichkeiten werden von Hypersoft unterstützt).
| Funktion | HS/3 | Ibelsa | infor | Mews | Oracle | Classic Anbindung |
| Durch das Drücken des Schalters „Suchen“ ohne vorherige Eingabe wird die komplette Zimmerbelegung angezeigt | ja | nein | ja | nein | ja | |
| Suche nach der Reservierungsnummer | ja | nein | ja | nein | ja | |
| Suche nach dem Nachnamen oder Zimmernummer (Ibelsa auch Vorname) | nein | ja | ja | ja | nein | |
|
Bei einer Suche mit Umlauten wie z.B. „Müller“ wird auch nach Mueller gesucht (und umgekehrt) |
ja | nein | ja | nein | ja | |
| Multizahlung | ja | ja | ja | ja | ja | ja |
Der Suchbegriff kann bei allen Anbindungen ein Kürzel sein wird z.B. bei einer Zimmersuche die 100 eingegeben dann werden auch die Zimmernummern 50100, 100 oder 10099 angezeigt.
Multizahlungen an PMS übergeben...
Multizahlungen ermöglichen Ihnen einen Vorgang mit unterschiedlichen Zahlungsmitteln abzurechnen, ohne den Vorgang splitten zu müssen (z.B 10,-€ und 20,-SFr). einige PMS Programm unterstützen den Empfang von Multizahlungsvorgängen (siehe Tabelle oben) für die Auswertung im PMS.
Beachten Sie aber, dass es keine Teilzahlung auf Zimmer gibt, derartige Vorgänge müssen gesplittet werden. Dei Regel ist, dass Multizahlungsvorgänge nicht auf Zimmer gebucht werden können.
Lösung ohne Multizahlungen mit PMS...
Wenn Ihre PMS Anbindung keine Multizahlungen unterstützt können Sie Vorgänge im Hypersoft POS splitten und dann pro gesplittetem Vorgang einen Zahlungsweg wählen. Wenn Sie die Abrechnung des POS Systems im PMS durchführen wollen, bzw. die Buchungsdaten die nicht auf Zimmer gehen auch dort auswerten, so gilt dies für alle Vorgänge aus dem Hypersoft POS System.
Vorgänge bearbeiten mit PMS Suche
Das Programm Vorgänge bearbeiten wird ebenfalls um Elemente zum Suchen erweitert wenn eine PMS Anbindung vorhanden ist.
Durch Betätigen von PMS Suche wird die Hotelgast Suche aufgerufen . In diesem Beispiel nehmen wir Max Mustermann mit der Reservierungsnummer 141.
Alle Vorgänge zu diesem Gast mit dieser Reservierungsnummer werden gefiltert und können zur Bearbeitung ausgewählt werden.
Zimmernummer am POS einem Vorgang zuweisen
Richten Sie eine Taste mit Namen Zimmernummer ein. Diese enthält die Funktion Hotel: Zimmernummer. Über diese Funktion verbinden Sie einen Vorgang mit der Zimmernummer des Gastes, indem Sie den Vorgang öffnen, die Zimmernummer eingeben und die Funktion Zimmernummer betätigen. Das Kassensystem prüft in diesem Zusammenhang, ob für die Zimmernummer ein Gast eingecheckt ist (abhängig von der Funktion der PMS Anbindung). Nur wenn diese Prüfung erfolgreich ist, wird die Zimmernummer dem Vorgang hinzugefügt.
Die Vorgänge mit Zimmernummer können Sie wie normale Vorgänge verwenden. Neuer Saldo, Tischtransfer, Bedienerwechsel und Weiteres ist problemlos möglich.
Vorgang vom POS an das PMS übergeben
Nur wenn ein Vorgang mit der Zimmernummer verbunden wurde, kann dieser über die Abschlusstaste mit der Zahlungsart auf Zimmer abgeschlossen werden - geprüft wird nicht der Text der Zahlungsart, sondern der in der Währungstabelle zugewiesene Zahlungstyp Auf Zimmer (+).
Die Abschlusstaste sollte auch die Zimmernummer beim Abschluss prüfen, indem Sie die Kassenfunktion zum Prüfen vor den Abschluss mit der Zahlungsart positionieren.
- Hotel: Zimmer Nr. prüfen
- Zahlungsart: auf Zimmer
Sollte ein Gast eine falsche Zimmernummer nennen, oder bereits ausgecheckt haben gibt das POS eine entsprechende Meldung aus "Zahlungsart nicht möglich / Zimmer/KdNr. fehlt".
Die Hypersoft Seite der PMS Anbindung unterstützt Room Sharing wenn die PMS Anbindung Reservierungsnummer so unterstützt, das auf diese wie auf Zimmernummern gebucht werden kann. Das heißt es können beliebig viele einzelne Vorgänge und Abrechnungen pro Zimmer erstellt werden. Sollte bei einer Zimmernummer dann mehr als ein Ziel möglich sein, erscheint am Hypersoft POS einen Auswahl (sofern von PMS Anbindung unterstützt).
Zahlungen mit verbundenem Zahlungsterminal
Wenn Sie ein Zahlungsterminal an das Hypersoft POS angebunden haben, werden diese Zahlungen an das PMS übermittelt. Wenn Sie mit der Trinkgeldfunktion am Zahlungsterminal arbeiten und somit den bargeldlosen Zahlbetrag erhöhen, wartet die PMS Anbindung von Hypersoft auf den tatsächlich bezahlten Betrag und übermittelt diesen vollständig (mit dem Trinkgeldanteil) sowie die verwendete Zahlungsart (Kartentyp) an das PMS.
Warnung bei Fehler mit Oracle PMS Integration
Bei einer fehlerhaften Rückmeldung in der Oracle Anbindung wird jetzt eine Nachricht an der Station, die den Vorgang gesendet hat, angezeigt:
Sie müssen den Vorgang in so einem Fall überprüfen: Ist er im hypersoft System abgeschlossen und im Oracle PMS gebucht worden?
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