Beachtenswertes zu Schankanbindungen
Subsystem für bevorzugte Abarbeitung
In der Regel wird ein POS Subsystem für die Kommunikation zwischen POS und Schankanlage verwendet. Das POS-Subsystem initialisiert die Schankanlage und überwacht fortlaufend die dort ausgelösten debitorischen Buchungen. Diese werden automatisch den jeweiligen Tischvorgängen zugeordnet.
Beispiel:
Wird an der Schankanlage ein Getränk für Tisch 1 gezapft, erkennt das Subsystem die Buchung und weist sie automatisch dem entsprechenden Tischvorgang zu.
Die Überwachung erfolgt zyklisch einmal pro Minute. Pro Zyklus wird jeweils ein Tischvorgang verarbeitet.
Zusätzlich wird bei jedem Öffnen eines Tischvorgangs im stationären POS geprüft, ob für diesen Tisch noch offene Buchungen aus der Schankanlage vorliegen. Sind solche Buchungen vorhanden, werden sie direkt in den Tischvorgang übernommen.
mPOS entsprechend konfigurieren...
Das mPOS-System unterstützt diese Art Prüfung nicht, da hier keine direkte Integration zur Schankanlage für die Buchungsübernahme beim Öffnen eines Tischvorgangs besteht.
Optional kann daher ein bevorzugtes Subsystem definiert werden, das diese Aufgabe zentral übernimmt und die Verarbeitung deutlich beschleunigt. In diesem Fall werden alle ausstehenden Buchungen der Schankanlage sofort über das bevorzugte Subsystem den jeweiligen Tischvorgängen zugewiesen.
Wichtig zu beachten:
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Pro Schankanlagen Bereich kann nur ein Subsystem verwendet werden
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Das Subsystem läuft explizit für die Schankanlagenanbindung. Es darf nicht für andere Buchungen, mPOS, Smart Swap oder ähnliches verwendet werden.
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In dem Subsystem muss der Schankbereich, die Verkaufsstelle und falls notwendig die Eingangspreisebene hinterlegt sein. Genau wie bei der Station, welches das Subsystem startet.
Bekannte Begrenzungen von Schankanbindungen
Schankanlagen sind keine Alleskönner. Trotz oft erheblicher Investitionen entsteht mitunter die Erwartung, dass sie Controlling-Prozesse vollständig ersetzen können. In der Praxis lässt sich dies jedoch aus verschiedenen Gründen nicht zuverlässig umsetzen.
Richtig geplant und integriert leisten Schankanlagen dennoch einen intelligenten und äußerst effizienten Beitrag zur Kontrolle, beschleunigen Abläufe und sichern eine gleichbleibend hohe Qualität. Voraussetzung hierfür ist eine sorgfältige Planung, die idealerweise gemeinsam mit dem Kassenpartner erfolgt.
Debitorische Buchungen
Funktionsnummern können mehreren Artikeln zugewiesen werden. Wird jedoch eine Buchung (repräsentiert durch eine Funktionsnummer) von der Schankanlage empfangen, kann diese nur einem einzelnen Artikel zugeordnet werden – konkret dem zufällig ersten passenden Artikel im Hypersoft Artikelstamm.
Lösung:
Für debitorische Buchungen aus der Schankanlage sollten ausschließlich eindeutige Funktionsnummern verwendet werden.
Darstellung in der Vorgangsübersicht
Es kann vorkommen, dass ein Bediener die Tischübersicht aufruft, bevor alle Buchungen aus der Schankanlage verarbeitet wurden.
In diesem Fall werden die Zielvorgänge zwar bereits als belegte Tische angezeigt, da die zugehörige Summe jedoch noch nicht ermittelt wurde, erscheinen in der Übersicht Punkte anstelle von Beträgen.
Geringe Auswahl an Tischnummern
Abhängig vom Hersteller der Schankanlage stehen häufig nur begrenzte Tischnummernbereiche zur Verfügung.
Beispiele (Herstellungsjahr abhängig):
WMF: dreistellige Tischnummern
Gruber: vierstellige Tischnummern
Diese Einschränkungen werden in der Schankanlagenschnittstelle berücksichtigt.
Lösung:
Weisen Sie dem Bediener ein Revier zu.
Das Problem mit der Tischsperre
Wenn Bediener nicht auf alle Tische zugreifen dürfen, soll damit erreicht werden, dass ausschließlich derjenige Bediener Zugriff auf einen Vorgang erhält, der zuerst auf diesen Tisch gebucht hat. Je nach Schankanlage kann es hierbei zu Problemen mit der zeitlichen Umsetzung der Tischsperre kommen.
Beispiel:
Öffnet ein Bediener an der Schankanlage Tisch 1, wird die Tischsperre erst mit der ersten Artikelbuchung an das Kassensystem übertragen. In der Zwischenzeit kann ein anderer Bediener denselben Tisch bereits im Kassensystem belegt haben.
Besonderheit Habimat:
Habimat-Schankanlagen unterstützen grundsätzlich keine Tischsperren. In Verbindung mit Habimat besteht dieses Problem daher dauerhaft.
Einige Schankanlagen erlauben zudem Buchungen ohne zwingende Eingabe einer Tischnummer. Damit diese Buchungen dennoch abgerechnet werden können, müssen sie einem Vorgang zugeordnet werden können.
Lösung:
Verwenden Sie den Tischnummer-Offset im Dialog Schankanlagen – Bereiche einstellen.
Buchungen ohne gültige Tischnummer werden dadurch in einem Vorgang gesammelt, der einem Bediener zugeordnet ist. Dieser kann die Buchungen anschließend transferieren oder abrechnen.
Der virtuelle Tischnummer-Offset addiert die Bedienernummer mit dem konfigurierten Offset-Wert und erzeugt daraus eine virtuelle Tischnummer.
Beispiel:
Offset-Wert: 800
Buchung von Tisch 0 durch Bediener Nr. 12
→ Hypersoft POS erzeugt einen Vorgang mit der Tischnummer 812 und legt die Buchung dort ab.
Empfehlung:
Nutzen Sie die grafische Tischübersicht
Richten Sie einen separaten Bereich ein, in dem Offset-Tische gesondert dargestellt werden
Wichtig: Richten Sie immer einen Tischnummer-Offset ein. Ohne diese Einstellung werden entsprechende Buchungen verworfen.
Bei Verwendung einer Gruber-/Dirmeier-Schankanlage kann die Teamfunktion in der Schnittstelle aktiviert werden, um den vollen Funktionsumfang im Verbund zu nutzen.
Bitte beachten Sie:
Die Schankanlage kennt keinen Vorgangsbereich.
Zugriffskonflikte bei Teamarbeit
Bucht ein Teammitglied an der Kasse einen Tisch außerhalb seines Vorgangsbereichs, erhält dieser Bediener die Vorgangsverantwortung. Andere Bediener ohne entsprechende Berechtigung können diesen Vorgang nicht öffnen.
Die Schankanlage kann diese Einschränkung jedoch nicht differenzieren und erlaubt jedem Teammitglied den Zugriff. Erfolgt dabei eine Buchung auf einen unzulässigen Vorgang, greift die Schankanlagenanbindung ein und transferiert die Buchung auf den virtuellen Tischnummer-Offset des buchenden Bedieners.
Neuer Tisch außerhalb des Vorgangsbereichs
Legt ein Teammitglied an der Schankanlage einen neuen Tisch außerhalb des Vorgangsbereichs an, prüft die Schankanlagenanbindung die Berechtigung:
Berechtigung vorhanden:
Der Bediener erhält die Vorgangsverantwortung.
Die Buchungen werden nicht dem Team zugewiesen.
Keine Berechtigung:
Die Buchungen werden auf den virtuellen Tischnummer-Offset des Bedieners transferiert.
Der Bediener kann den Vorgang an der Kasse nicht öffnen, da dieser außerhalb des Vorgangsbereichs liegt.
In diesem Fall bleibt der Tisch in der Schankanlage gesperrt, obwohl im Kassensystem kein entsprechender Vorgang existiert.
Ein Bediener muss den gesperrten Tisch (in der Regel ohne Buchungen, da diese bereits transferiert wurden) einmal öffnen und abschließen, damit die Schankanlage den Tisch wieder freigibt.
Weiterführende Themen: Teamfunktion und Bankettfunktion
Zapfen von Bier
Beim Zapfen von Bier kann mit einer Toleranz eingeschenkt werden. Die dabei entstehende Abweichung verbleibt als Guthaben pro Bier in der Schankanlage.
Je nach Hersteller wird dieses Guthaben unterschiedlich behandelt:
Bei einigen Schankanlagen kann es über eine Bestätigungstaste (z. B. „alle Biere fertig“) gelöscht werden.
Andere Schankanlagen löschen die Toleranz automatisch bei der nächsten Buchung des entsprechenden Getränks.
Möchten Sie Biere vorzapfen, können diese im Hypersoft Kassensystem auf eine virtuelle Tischnummer gebucht und zum Tagesabschluss storniert werden.
Lösung:
Dirmeier und Gruber-Schankanlagen unterstützen das Anzapfen über den sogenannten Vorzapfmodus. Dabei darf ein Bediener zunächst ins Minus zapfen. Dieses Minus wird automatisch mit späteren Buchungen verrechnet.
Spirituosenausschank
Nahezu alle gängigen Schankanlagen arbeiten mit zeitgesteuerten Spirituosenausgießern. Beim Festlegen der Ausschankmengen (Ausschankzeiten) ist darauf zu achten, dass die Getränke die gleiche Temperatur haben wie beim späteren Verkauf.
Dies ist besonders bei Getränken relevant, deren Viskosität sich bei Abkühlung stark verändert. Bei tiefgekühlten Getränken kann es zusätzlich durch gefrierendes Kondenswasser zur Vereisung des Ventils kommen. Hinzu kommt, dass je nach Füllmenge der Ausschank schneller oder langsamer verläuft.
Lösung:
Lassen Sie sich hierzu fachgerecht beraten. Alternativ kann insbesondere bei Spirituosen die Kontrolle mittels Digitalwaage erfolgen. Diese Methode ist Bestandteil des Hypersoft Kontrollkonzepts.
Weiterführende Themen: Best Practice zur Bestandsführung
Schubladen und Regale mit Kontrollfunktion
Schubladen und Regale, die den Warenverbrauch über Gewichtsreduzierung erfassen, können eine sinnvolle Ergänzung darstellen. Diese Technik ermöglicht heutzutage in der Regel eine langfristig zuverlässige Funktion – auch beim portionsweisen Ausschank.
Klären Sie im Vorfeld:
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die Anzahl unterschiedlicher Artikel pro Lade,
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den tatsächlichen Flächenbedarf,
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sowie den Umstand, dass Waren in der Regel mehrmals täglich nachgefüllt werden müssen.
Lösung:
Lassen Sie sich bei der Bedarfsberechnung beraten und nutzen Sie die Hypersoft Just-in-Time-Belieferung, um Ihre Verkaufsstellen optimal zu bestücken.
Frank Schankanlagen SCU Begrenzungen
Die Franke-SCU-Schnittstelle unterstützt:
keine Stornos
keine Tischsperren
Diese Einschränkungen sind bei der Planung und im operativen Betrieb zu berücksichtigen.
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