Beachtenswertes zu Schankanbindungen

Begriffserklärungen und Hintergründe zu Schanktechnik:

Überschank und Unterschank

Überschank sind Verbrauchsmengen, die mit keinen Kassenbuchungen verrechnet werden können. Diese können zum Beispiel durch erlaubten Vorzapfmodus an der Schankanlage entstehen. Beispiel: 20 x an der Schankanlage verbraucht und 19 x an der Kassenstation gebucht. Hierdurch fehlt eine Kassenbuchung. Die Anzahl des Verbrauchs ist über der Anzahl der Buchungen.

Unterschank sind Kredite, die noch an der Schankanlage für den Verbrauch bereit stehen. Dies kann zum Beispiel durch zu großzügig eingestellte Verbrauchsmengen entstehen. Beispiel: 20 x an der Kasse gebucht und 19 x gezapft (damit aber 20 Portionen hergestellt). Die Anzahl des Verbrauchs ist unter der Anzahl der Kredite.

Auswertungen und Abschluss der Schankanlage

Über- und Unterschank kann beim Abschluss der Schankanlage von auf eine Tischnummer gebucht werden. Mit der Option Tisch abschließen bestimmen Sie, ob der Tisch automatisch geschlossen werden soll. Sollte hierfür keine Tischnummer in der Hypersoft Einstellung für den Bereich eingetragen sein, werden die Buchungen auf die jeweiligen Bedienernummer + Virtueller Tischnummer-Offset für Tisch 0 gebucht. Solche Tische werden nicht durch die Option Tisch abschließen automatisch abgeschlossen.

Tagesabschlüsse...

Der Tagesabschluss kann mit der Bedienerberechtigung Manager entweder direkt aus der Kasse mit der Kassenfunktion 977 + Ausführen oder aus der Ansicht der Schankanlagenschnittstelle mit dem Knopf Kredite löschen ausgeführt werden.Direkt an der Schankanlage können Sie den Abschluss ebenfalls mit dem Befehl bei Kredite löschen (Beispiel für Gruber Schankanlagen) ausführen. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel Schankanbindung im Kassiermodus .

Auswertungen im Report Manager

Im Report Manager gibt es einen Bereich mit mehreren Berichten für die Auswertung der Schankanlagen bzw. deren Buchungen. Sehen Sie hierfür im Report Manager T Schankanlagenjournal.

Best Practice: Vorzapfmodus bewusst einsetzen

Moderne Schankanlagen ermöglichen zwei grundsätzliche Steuerungsarten:

  • Portionsweise Freigabe über Magnetventil pro Buchung

  • Permanenter Durchfluss mit reiner Mengenerfassung (Vorzapfmodus)

Theoretisch bietet die portionsweise Freigabe maximale Kontrolle. Praktisch kollidiert sie jedoch häufig mit dem realen Gastronomiebetrieb.

Realität im laufenden Betrieb

In einem normal frequentierten Betrieb stehen regelmäßig angezapfte Biere auf dem Abtropfblech. Der Zapfvorgang ist kein isolierter Einzelprozess – sondern Teil eines kontinuierlichen Arbeitsflusses.

Ist das Magnetventil permanent geöffnet, verliert die portionsweise Freigabe ihren praktischen Nutzen, sie wird zur formalen Kontrolle ohne reale Steuerungswirkung. Im schlimmsten Fall behindert sie den Service sogar.

Warum der Vorzapfmodus sinnvoll sein kann

Der sogenannte Vorzapfmodus verzichtet auf die portionsweise Ventilfreigabe. Stattdessen wird ausschließlich die Durchflussmenge gemessen und ausgewertet. Das schafft operative Flexibilität:

  • Bei plötzlichem Gästeandrang kann vorgezapft werden.

  • Spontane Nachproduktionen (z. B. bei umgestoßenem Glas) sind ohne Systemblockade möglich.

  • Der Servicefluss bleibt ununterbrochen.

  • Die Verantwortung verlagert sich dabei von der mechanischen Sperre hin zur nachgelagerten Bewertung.

Kontrolle durch Auswertung statt durch Einschränkung

Im Vorzapfmodus entstehen Steuerungsmöglichkeiten über:

  • Überschank

  • Unterschank

  • Verlustbuchungen

  • Tagesabschlussbewertungen

Die Führungsebene beurteilt diese Kennzahlen im Kontext des Tagesgeschäfts. Damit wird nicht der Zapfvorgang kontrolliert – sondern das Ergebnis. Diese Form der Steuerung ist in der Praxis oft wirksamer als eine technisch erzwungene Einzelportionierung.

Unternehmerischer Grundsatz

Technische Einschränkungen ersetzen keine Führung. Wenn ein System den Servicefluss behindert und regelmäßig manuelle Eingriffe notwendig macht, entsteht keine höhere Kontrolle – sondern operative Reibung. Ein gut organisierter Vorzapfmodus kombiniert:

  • Durchflussmessung

  • transparente Auswertung

  • klare Verantwortlichkeiten

  • regelmäßige Bewertung

  • So bleibt der Betrieb schnell –

  • und das Controlling aussagekräftig.

Empfehlung

Aktivieren Sie den Vorzapfmodus dort, wo:

  • kontinuierlicher Zapfbetrieb stattfindet

  • Servicegeschwindigkeit entscheidend ist

  • klare Tagesbewertungen etabliert sind

Setzen Sie auf Messung und Bewertung – nicht auf starre Freigabelogik.

Zapfen von Bier

Beim Zapfen von Bier kann mit einer Toleranz eingeschenkt werden. Die dabei entstehende Abweichung verbleibt als Guthaben pro Bier in der Schankanlage.

Je nach Hersteller wird dieses Guthaben unterschiedlich behandelt:

Bei einigen Schankanlagen kann es über eine Bestätigungstaste (z. B. „alle Biere fertig“) gelöscht werden.

Andere Schankanlagen löschen die Toleranz automatisch bei der nächsten Buchung des entsprechenden Getränks.

Möchten Sie Biere vorzapfen, können diese im Hypersoft Kassensystem auf eine virtuelle Tischnummer gebucht und zum Tagesabschluss storniert werden.

Lösung:

Dirmeier und Gruber-Schankanlagen unterstützen das Anzapfen über den sogenannten Vorzapfmodus. Dabei darf ein Bediener zunächst ins Minus zapfen. Dieses Minus wird automatisch mit späteren Buchungen verrechnet.

Subsystem für bevorzugte Abarbeitung

In der Regel wird ein POS Subsystem für die Kommunikation zwischen POS und Schankanlage verwendet. Das POS-Subsystem initialisiert die Schankanlage und überwacht fortlaufend die dort ausgelösten debitorischen Buchungen. Diese werden automatisch den jeweiligen Tischvorgängen zugeordnet.

Beispiel:

Wird an der Schankanlage ein Getränk für Tisch 1 gezapft, erkennt das Subsystem die Buchung und weist sie automatisch dem entsprechenden Tischvorgang zu.

Die Überwachung erfolgt zyklisch einmal pro Minute. Pro Zyklus wird jeweils ein Tischvorgang verarbeitet.

Zusätzlich wird bei jedem Öffnen eines Tischvorgangs im stationären POS geprüft, ob für diesen Tisch noch offene Buchungen aus der Schankanlage vorliegen. Sind solche Buchungen vorhanden, werden sie direkt in den Tischvorgang übernommen.

mPOS entsprechend konfigurieren...

Das mPOS-System unterstützt diese Art Prüfung nicht, da hier keine direkte Integration zur Schankanlage für die Buchungsübernahme beim Öffnen eines Tischvorgangs besteht.

Optional kann daher ein bevorzugtes Subsystem definiert werden, das diese Aufgabe zentral übernimmt und die Verarbeitung deutlich beschleunigt. In diesem Fall werden alle ausstehenden Buchungen der Schankanlage sofort über das bevorzugte Subsystem den jeweiligen Tischvorgängen zugewiesen.

Wichtig zu beachten:

  • Pro Schankanlagen Bereich kann nur ein Subsystem verwendet werden

  • Das Subsystem läuft explizit für die Schankanlagenanbindung. Es darf nicht für andere Buchungen, mPOS, Smart Swap oder ähnliches verwendet werden.

  • In dem Subsystem muss der Schankbereich, die Verkaufsstelle und falls notwendig die Eingangspreisebene hinterlegt sein. Genau wie bei der Station, welches das Subsystem startet.

Bekannte Begrenzungen von Schankanbindungen

Schankanlagen sind leistungsfähige Werkzeuge zur Unterstützung von Service und Kontrolle. Sie ersetzen jedoch kein vollständiges Controlling-System. Trotz teilweise erheblicher Investitionen entsteht gelegentlich die Erwartung, dass eine Schankanlage operative und organisatorische Prozesse vollständig absichert. in der Praxis bestehen jedoch systembedingte Grenzen. Richtig geplant und sauber integriert leisten Schankanlagen einen effizienten Beitrag zur:

  • Mengenerfassung

  • Prozessbeschleunigung

  • Qualitätskonstanz

  • Transparenz im Ausschank

Voraussetzung ist eine abgestimmte Konfiguration – idealerweise in Zusammenarbeit mit dem Kassenpartner.

1. Debitorische Buchungen und Funktionsnummern

In Schankanlagen werden Buchungen häufig über Funktionsnummern übermittelt. Eine Funktionsnummer kann im Kassensystem mehreren Artikeln zugewiesen sein. Wird jedoch eine Buchung aus der Schankanlage empfangen, kann diese technisch nur einem einzelnen Artikel zugeordnet werden. Das System verwendet in diesem Fall den ersten passenden Artikel im Artikelstamm.

Empfehlung

Verwenden Sie für debitorische Buchungen aus der Schankanlage ausschließlich eindeutig zugewiesene Funktionsnummern. Nur so ist eine saubere Artikelzuordnung sichergestellt.

2. Darstellung in der Vorgangsübersicht

Es kann vorkommen, dass ein Bediener die Tischübersicht öffnet, bevor alle Buchungen aus der Schankanlage vollständig verarbeitet wurden. In diesem Moment:

  • wird der Tisch bereits als belegt angezeigt

  • die zugehörige Summe ist jedoch noch nicht berechnet

  • In der Übersicht erscheinen daher Platzhalter anstelle konkreter Beträge.

Dieser Zustand ist technisch bedingt und löst sich nach vollständiger Verarbeitung der Buchungen automatisch auf.

3. Begrenzte Tischnummernbereiche

Je nach Hersteller und Baujahr der Schankanlage stehen nur begrenzte Tischnummernbereiche zur Verfügung. Beispiele älterer Baureihen:

  • WMF: dreistellige Tischnummern

  • Gruber: vierstellige Tischnummern

Diese Einschränkungen sind systemseitig berücksichtigt, müssen jedoch organisatorisch eingeplant werden.

Empfehlung

Weisen Sie Bedienern feste Reviere zu.

So vermeiden Sie Konflikte im Tischnummernraum und schaffen klare Zuständigkeiten.

4. Tischsperren und zeitliche Übertragung

Die Tischsperre soll sicherstellen, dass ein Vorgang ausschließlich vom zuerst buchenden Bediener bearbeitet wird. Je nach Schankanlage wird die Sperre jedoch erst mit der ersten Artikelbuchung an das Kassensystem übertragen. Zwischen dem Öffnen des Tisches und der tatsächlichen Buchungsübertragung kann ein anderer Bediener denselben Tisch bereits im Kassensystem belegt haben.

Besonderheit: Habimat (alte Baureihe)

Solche Habimat-Schankanlagen unterstützen grundsätzlich keine Tischsperren. In dieser Konstellation ist organisatorische Klarheit besonders wichtig.

5. Buchungen ohne gültige Tischnummer

Einige Schankanlagen ermöglichen Buchungen ohne zwingende Eingabe einer Tischnummer. Damit diese Buchungen nicht verloren gehen, müssen sie systemseitig einem Vorgang zugeordnet werden.

Lösung: Tischnummer-Offset

Im Dialog „Schankanlagen – Bereiche einstellen“ kann ein Tischnummer-Offset definiert werden.

Der Offset addiert die Bedienernummer zu einem festen Wert und erzeugt daraus eine virtuelle Tischnummer.

Beispiel: Offset: 800

Bediener Nr. 12 bucht ohne Tisch → Das System erzeugt automatisch Tisch 812

Dort werden die Buchungen gesammelt und können anschließend transferiert oder abgerechnet werden.

Wichtig: Ohne aktivierten Tischnummer-Offset werden entsprechende Buchungen verworfen.

Empfehlung zur Organisation

  • Nutzen Sie die grafische Tischübersicht (zeichnen Sie Plätze für die Offset-Tische)

  • Richten Sie einen separaten Bereich für Offset-Tische ein

  • Definieren Sie klare Bedienerzuständigkeiten

  • Stimmen Sie Tischbereiche systemübergreifend ab

Grundsatz

Schankanlagen sind präzise Messinstrumente, sie sind jedoch keine organisatorische Intelligenz.

Eine stabile Integration entsteht durch:

  • eindeutige Artikelzuordnung

  • klare Tischlogik

  • definierte Verantwortlichkeiten

  • bewusst gesetzte Systemparameter

Technische Begrenzungen sind planbar – unklare Organisation ist es nicht.

Teams mit Schankanlagen

Bei Verwendung einer Gruber-/Dirmeier-Schankanlage kann die Teamfunktion in der Schnittstelle aktiviert werden, um den vollen Funktionsumfang im Verbund zu nutzen.

Bitte beachten Sie:

Die Schankanlage kennt keinen Vorgangsbereich.

Zugriffskonflikte bei Teamarbeit

Bucht ein Teammitglied an der Kasse einen Tisch außerhalb seines Vorgangsbereichs, erhält dieser Bediener die Vorgangsverantwortung. Andere Bediener ohne entsprechende Berechtigung können diesen Vorgang nicht öffnen.

Die Schankanlage kann diese Einschränkung jedoch nicht differenzieren und erlaubt jedem Teammitglied den Zugriff. Erfolgt dabei eine Buchung auf einen unzulässigen Vorgang, greift die Schankanlagenanbindung ein und transferiert die Buchung auf den virtuellen Tischnummer-Offset des buchenden Bedieners.

Neuer Tisch außerhalb des Vorgangsbereichs

Legt ein Teammitglied an der Schankanlage einen neuen Tisch außerhalb des Vorgangsbereichs an, prüft die Schankanlagenanbindung die Berechtigung:

Berechtigung vorhanden:

Der Bediener erhält die Vorgangsverantwortung.

Die Buchungen werden nicht dem Team zugewiesen.

Keine Berechtigung:

Die Buchungen werden auf den virtuellen Tischnummer-Offset des Bedieners transferiert.

Der Bediener kann den Vorgang an der Kasse nicht öffnen, da dieser außerhalb des Vorgangsbereichs liegt.

In diesem Fall bleibt der Tisch in der Schankanlage gesperrt, obwohl im Kassensystem kein entsprechender Vorgang existiert.

Ein Bediener muss den gesperrten Tisch (in der Regel ohne Buchungen, da diese bereits transferiert wurden) einmal öffnen und abschließen, damit die Schankanlage den Tisch wieder freigibt.

Weiterführende Themen: Teamfunktion und Bankettfunktion

Spirituosenausschank – physikalische Grenzen zeitgesteuerter Systeme

Zeitgesteuerte Spirituosenausgießer arbeiten mit einer einfachen Logik: Eine definierte Öffnungszeit soll eine definierte Menge ergeben, in der Praxis ist diese Annahme jedoch nur unter konstanten Bedingungen exakt. Da wir mit unserer Bestanndsführung Erfahrungen mit dem Einsatz von diesen Geräten gemacht haben, möchten wir Ihnen einige Erkenntnisse mitteilen.

Einflussfaktoren im realen Betrieb

Mehrere physikalische Faktoren beeinflussen die tatsächlich ausgeschenkte Menge:

1. Temperatur

Die Viskosität einer Spirituose verändert sich mit der Temperatur. Gekühlte oder tiefgekühlte Getränke fließen langsamer. Raumtemperierte Getränke fließen schneller. Wird die Ausschankzeit bei einer Temperatur eingestellt, später jedoch bei einer anderen Temperatur genutzt, entstehen systematische Abweichungen.

(Bei stark gekühlten Flaschen kann unter Umständen zusätzlich Kondenswasser am Ventil gefrieren und den Durchfluss verändern.)

2. Füllstand der Flasche

Auch der Füllstand beeinflusst den Durchfluss: Eine nahezu volle Flasche erzeugt höheren Druck. Eine fast leere Flasche reduziert den Durchfluss. Bei identischer Öffnungszeit kann somit eine unterschiedliche Menge ausgeschenkt werden.

3. Bauart und Systemumgebung

Je nach Ausgießertyp, Leitungslänge und Einbausituation können weitere Unterschiede entstehen. Zeitgesteuerte Systeme sind deshalb keine Präzisionsinstrumente im physikalischen Sinn – sondern praktikable Näherungslösungen.

Was bedeutet das für die Praxis?

Zeitgesteuerte Ausgießer können bei stabilen Rahmenbedingungen sehr gut funktionieren. Voraussetzung ist:

  • Einstellung bei realer Verkaufstemperatur

  • Regelmäßige Kontrolle

  • Bewusstsein für Einflussfaktoren

Wird davon ausgegangen, dass die einmal eingestellte Zeit dauerhaft exakt bleibt, entstehen jedoch unbemerkte Abweichungen.

Alternative Kontrollmethoden

Insbesondere bei hochwertigen oder margenstarken Spirituosen kann eine ergänzende Kontrolle sinnvoll sein. Eine Möglichkeit ist die Mengenermittlung über eine Hypersoft kompatible Digitalwaage. Diese Methode misst unabhängig von:

  • Temperatur

  • Viskosität

  • Füllstand

  • Druckverhältnissen

Sie ist Bestandteil des Hypersoft Kontrollkonzepts und dient der präzisen Referenzprüfung.

Unternehmerischer Grundsatz

Technik unterstützt den Prozess – sie ersetzt nicht das Verständnis für physikalische Zusammenhänge. Wer Spirituosenausschank präzise steuern möchte, sollte:

  • Systeme korrekt einstellen

  • Rahmenbedingungen stabil halten

  • Abweichungen regelmäßig prüfen

  • So entsteht Kontrolle ohne Gastbeeinträchtigung.

Weiterführende Themen:

Best Practice zur Bestandsführung

Verzeichnis: Best Practice

Schubladen und Regale mit Kontrollfunktion

Schubladen und Regale, die den Warenverbrauch über Gewichtsreduzierung erfassen, können eine sinnvolle Ergänzung darstellen. Diese Technik ermöglicht heutzutage in der Regel eine langfristig zuverlässige Funktion – auch beim portionsweisen Ausschank.

Klären Sie im Vorfeld:

  • die Anzahl unterschiedlicher Artikel pro Lade,

  • den tatsächlichen Flächenbedarf,

  • sowie den Umstand, dass Waren in der Regel mehrmals täglich nachgefüllt werden müssen.

Lösung:

Lassen Sie sich bei der Bedarfsberechnung beraten und nutzen Sie die Hypersoft Just-in-Time-Belieferung, um Ihre Verkaufsstellen optimal zu bestücken.

Frank Schankanlagen SCU Begrenzungen

Die Franke-SCU-Schnittstelle unterstützt:

keine Stornos

keine Tischsperren

Diese Einschränkungen sind bei der Planung und im operativen Betrieb zu berücksichtigen.

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