Fraud Protection mit dem Controller

Eine Warenbestandsführung oder Stock Management ist das ultimative Controlling-Konzept. Es hilft Ihnen geplante Rezepturen einzuhalten und zeigt Ihnen Unterschiede zwischen gebuchten und nicht gebuchten Warenverbrauch aufzuzeigen. Somit durchweg positiv motiviert hilft es Ihnen und den loyalen Mitarbeitern gemeinsam erfolgreich zu sein.

Richtlinien zu Gefährdungseinschätzung

Je nach Betriebsart kann es mehr oder weniger sinnvoll sein genau zu kontrollieren. Wenn Sie sich allein auf die Loyalität Ihrer Mitarbeiter verlassen, so sind der Aufbau der Verkaufsstelle und die Art der Artikel weitere Indikatoren für Ihr Verlustrisiko.

Häufig werden wir gefragt, wie hoch der Verlust in der Praxis ist. Hierzu müssen wir den Begriff zuerst definieren: wir bezeichnen alles das als Verlust, was an Ware fehlt. Fehlende Ware ist die Differenz aus dem Istbestand zu dem theoretischen Warenbestand, der anhand der Kassenbuchungen ermittelt wird.

Wenn Sie 1000 Artikel verkauft haben, aber 1150 verbraucht wurden, dann sprechen wir von 15 % Verlust. Hierbei können wir vor dem Einsatz der Hypersoft Suite nicht Differenzieren, wie sich der Verlust aus diesen Möglichkeiten zusammen setzt:

Eigenverbrauch
Unerlaubte oder erlaubte Einladungen
Diebstahl von Waren
Diebstahl von Geld in Zusammenhang mit nicht Buchen der Verkäufe
andere.

Leider sind 15% "nur" der Durchschnitt der Tatsache, die wir seit der Entwicklung des ersten Controller Programms im Jahr 1989 erlebt haben.

In den meisten Fällen verlaufen Betriebsprüfungen bisher trotzdem gut, da die Rezepturen zu viel Spielraum lassen. Haben Sie zum Beispiel gewusst, dass bei Softdrinks allein das nicht Berücksichtigen der Zugabe von Eiswürfeln 10% Warenverlust verdecken kann. Wo bleibt denn die Ware oder - noch schlimmer - das Geld dafür?

Eine ungenaue Prüfung mag also im ersten Moment zu Ihren Gunsten sein, verdeckt aber das eigentliche Problem, welches zu Ihren Lasten ausfällt. Multiplizieren Sie doch einmal Ihre Aufschlagskalkulation (bei der Sie dann bitte auch berücksichtigen, dass ein 0,2 l Softdrink mit Eis nur aus 18cl des Basisartikels bestehen kann) und Ihren Wareneinkauf eines Jahres. Sie erhalten einen theoretischen Umsatz. Vergleichen Sie dies mit Ihrem tatsächlichen Umsatz. Sie werden ein kleines Vermögen als Differenz feststellen. Nehmen Sie einfach einmal positiv an, dass 50% dieses Verlustes tatsächlich verkauft wurden, nur hat das Geld Sie niemals erreicht.

Fragen zur eigenen Gefährdungseinschätzung

Je häufiger Sie mit Nein Antworten, desto höher ist Ihr Verlustrisiko:

Frage	Ja	Nein
Verwenden Sie für alle Verkäufe ein Kassensystem?
Kann der Eigenverbrauch im Kassensystem gebucht werden?
Können Einladungen im Kassensystem gebucht werden?
Führen Sie regelmäßig (mindestens monatlich) Bestandskontrollen durch Zählung durch?
Bestimmen Sie selbst die Aufschläge und Stücklisten zur Ermittlung des Kontrollwertes (Toleranzvorgaben)?
Werden Bestellungen und Änderungswünsche ausschließlich über ein Kassensystem kommuniziert?
Können alle Varianten der Verkaufspreise mit dem Kassensystem eingegeben und nachvollzogen werden?
Sind die Mitarbeiter, welche die Ware herausgeben und die Mitarbeiter die Kassieren voneinander getrennt?
Melden ihnen Mitarbeiter regelmäßig falsch herausgegebenes Wechselgeld?
Werden Sie auf Verluste durch Reklamationen, Bruch, Verderb etc. angesprochen bzw. ist dies geregelt?
Werden interne Nachlieferungen gebucht oder vermerkt?
Werden alle (auch interne) Lieferscheine überprüft und gegengezeichnet?
Ist die Ware vor Zugriff durch Kunden oder Gästen gesichert?
Ist die Ware vor Zugriff durch Reinigungspersonal und weiteren Dienstleister gesichert?

Wenn Sie mehrmals mit "Nein" antworten mussten, können Sie davon ausgehen, dass sich jede jetzt weiter etablierte Kontrollmaßnahme mehr auszahlt als Sie für die Kontrolle investieren.

Weiterführende Dokumentation: Die optimale Bestandsführung wählen

Best Practice zu Rezepturen und deren Toleranzen

Die Rezepturen sollen möglichst genau Ihren Vorgaben entsprechen, damit sie kontrolliert werden können. Toleranzen haben darin nichts zu suchen, denn diese werden besser im Ergebnis betrachtet. Einen richtige Kontrolle des Istbestandes im Vergleich zum Theoretischen Istbestand ist in der Regel immer etwas negativ, dann ist sie korrekt.

Wir mussten immer wieder beobachten, dass durch (mehrfach wiederholte) Erhöhung der Rezepturbestandteile versucht wurde Differenzen bei Kontrollen zu vermeiden - das ist falsch. Solche Auswertungen zeigen dann zu geringe Differenzen und "positives Guthaben" bei korrekter Arbeit. Tatsächliche Fehler können so nicht erkannt werden.

Best Practice Bestände und Differenzen mit EK oder VK Bewerten

Wenn Ihre Waren vom Bestand und Wert her bewertet werden sollen, geht es häufig auch um Fehlbestände. Eine gängige Methode ist hierbei die Betrachtung anhand des Einkaufspreises. Wir empfehlen aber bei mehreren Situationen die Betrachtung mit dem Verkaufspreis. Hierzu folgendes Beispiel:

Ein durchschnittlicher Betrieb der mittelmäßig bis nicht kontrolliert wird und entsprechende Gefährdungen hat (siehe oben), der hat einen Mischung von Mitarbeitern die ehrlich und unehrlich sein können. In der Regel gibt es drei Kategorien von Sabotagen die zu Fehlbeständen führen: a) Unerlaubter Eigenverzehr von F&B F&B steht für (engl.) Food & Beverage, also Speisen und Getränke und allem was mit diesem in Zusammenhang steht.. b) Einladen von Gästen außerhalb Ihres Interesses (und dann natürlich meistens ohne unser Verlustmanagement). c) Eigenmächtiges "Erhöhen von Trinkgeld" (wir möchte hier dies nicht weiter beschreiben). Nehmen wir an, dass sich die drei Bereiche vom Umfang her gleich verhalten, also jeweils Dritteln. Unabhängig davon ist nun die Frage, warum sollte man diese Differenzen mit Ihrem EK bewerten? Vermutlich weil Sie sich einreden möchte, dass die Waren einfach verloren wurden. Aber das wurden nicht. zu a) Ein nicht befugter Eigenverzehr kann bei Betriebsprüfungen Schäden verursachen die mindestens Ihren Verkaufswert betragen. b) Wenn Gäste nicht nach Ihrem Interesse eingeladen werden, hätten Sie die Waren bezahlt und c) Umsätze die Sie verlieren waren Verkaufswerte, denn SIe haben auch bei diesen Artikeln alle Kosten getragen.

Das Bewerten von Differenzen im Verkaufswert gibt Ihnen in der Regel einen besseren Überblick über das was ist und erfasst auch Artikel mit geringen Wareneinsätzen (wie Kaffee) besser. Es dient ja auch nur Ihrer Internen Kontrolle und muss keineswegs fiskale Realität sein. Buchen Sie Verluste entsprechen aus - aber handeln Sie für deren Vermeidung.

Kontrollabschlüsse wiederholen

Zur Erfassung der Kontrollbestände sollte man sich grundsätzlich auch auf Mitarbeiter verlassen, außerdem können bewusste falsche Eingaben der folgenden Schichten auffallen.

Ein denkbares Szenario sind wiederholte Abschlüsse. Beispiel: Kontrollabschluss für 30.09. am Standort mit falschen Werten erfassen. Abwarten bis in der Zentrale die Bestandslisten erzeugt und abgelegt wurden. Irgendwann später Kontrollabschluss für 30.09. mit richtigen Werten erfassen um den Warenfluss wieder "geradezubiegen ".

Um dem entgegenzuwirken können Sie im Feld Zeitraum maximal eine Anzahl Tage eintragen. Dies Anzahl wird dann von der Kontrolleingabe berücksichtigt, damit eine Kontrolle nicht über länger zurückliegende Zeiträume erfasst werden kann.

Zurück zur übergeordneten Seite: Fraud Protection