Beachtenswertes zur Kontrollerfassung
Das Programm ist dafür konzipiert schnell und sicher den Istbestand zu erfassen, um diesen im Vergleich zum theoretischen Bestand im Stock Reporter auszuwerten. Es bietet umfangreiche Sortiermöglichkeiten und unterstützt die Kontrolle anhand von Kontrollgruppen. Wenn Sie mit Anbrüchen arbeiten, verwenden Sie am besten angeschlossene Kontrollwaagen, da diese fehlerfrei und schnell die Daten übergibt.
Aufrufen der Kontrollerfassung
Die Kontrollerfassung kann direkt am POS gestartet werden und aus dem MCP heraus. Durch Aufrufparameter am POS oder anhand von Benutzerberechtigungen entscheiden Sie ob Sollbestände angezeigt werden sollen. Was hier für Sie besser ist, entscheiden die Anforderungen Ihres Betriebes und gegebenenfalls der Status der Mitarbeiter. Beachten Sie bitte: Es handelt sich nicht um Bedienerberechtigungen die anderweitig am POS verwendet werden, sondern um die Benutzerberechtigungen für Hypersoft Programmanwender.
Weiterführende Dokumentation: Sonstige Funktionen sperren
Aufruf mit Parametern...
An den Kassenstation starten Sie das Programm direkt aus dem Kassiermodus mit der Kassenfunktion Ausführen und mit vorangestelltem Parameter 100 bis 105 (101-105 für die Einschränkung der Artikel auf die fünf Kontrollgruppen). Beispiel: 1 + 0 + 0 + Ausführen.
Der Aufruf am POS wählt automatisch die betreffenden Verkaufsstelle mit deren Beständen aus.
Aufruf am MCP...
Aus dem MCP wählen Sie die Programmgruppe Controller und starten dort das Programm Kontrolleingabe.
Aufruf des Programms mit oder ohne Sollbestände...
An den Kassenstation starten Sie das Programm direkt aus dem Kassiermodus mit der Kassenfunktion Ausführen und mit vorangestelltem Parameter 100 bis 107 (101-107 für die Einschränkung der Artikel auf die Kontrollgruppen).
Beispiel: 1 + 0 + 0 + Ausführen.
Wenn Sie nicht möchten , dass der aktuelle Bestand der Artikel angezeigt wird, starten Sie die Kontrolleingabe alternativ direkt aus dem Kassiermodus mit der Kassenfunktion Ausführen und mit vorangestelltem Parameter 200 bis 207 (201-207 für die Einschränkung der Artikel auf die sieben Kontrollgruppen).
Beispiel: 2 + 0 + 0 + Ausführen.
Sehen Sie hierfür bitte Aufrufen der Kontrollerfassung.
Aus dem MCP wählen Sie zum einfachen Aufruf die Programmgruppe Controller und starten dort das Programm Kontrolleingabe.
Die erfassten Bestände zur Verarbeitung buchen
Mit Kontrolle buchen werden Ihre Eingaben verbucht, und Sie können im Stock Reporter die gewünschten Auswertungen durchführen. Beim Betätigen von Kontrolle buchen erhalten Sie eine Information über die Anzahl der bearbeiteten Artikel und können zwischen verschiedenen Aktionen wählen. Die Auswahl ist abhängig von Ihrem Workflow und kann auch immer gleich ausfallen. Wichtig ist, dass Sie sich mit den Unterschieden vertraut machen, bevor Sie die erste Kontrolle beginnen. Wenn möglich, sollten Sie eine Methode anstreben, bei der in kurzen Intervallen möglichst alle Artikel kontrolliert werden. Lesen Sie hierzu gern die Begründungen unterWie strukturiere ich meine Bestandsführung? . Es sind jedoch auch andere gute Varianten möglich:
Variante Nur erfasste Artikel buchen...
Bucht die Artikel, die Sie bearbeitet haben (hellblau bei der Erfassung hinterlegt) und lässt die eventuell unbearbeitet aus. (Standard)
Beachten Sie bitte: Das Programm prüft genau, welche Artikel Sie erfasst haben. Nur diese Artikel werden dann gebucht. Die Bestände der anderen Artikel werden nicht verändert. Wenn Sie an dieser Stelle unsicher sind vereinbaren Sie einen Schulungstermin für Kontrollerfassungen.
Alle Artikel buchen. (Automatische Übernahme)...
Bucht die bearbeiteten Artikel und bucht für die nicht bearbeiteten Artikel den theoretischen Bestand (dieser wird hierfür aus den Kassenbuchungen berechnet) als geprüften Istbestand. Hintergrund: Dies ermöglicht Ihnen einen Teilbestand zu kontrollieren und für alle Artikel einen aktualisierten Bestand zu bestimmen. Funktionen wie das interne Auffüllen und Nachbestellen bei Lieferanten funktionieren dann technisch anhand dieser Bestände (die teils theoretisch sind). Es besteht jedoch das Risiko, dass "verschwunden Ware" eben nicht ausreichend automatisch nachbestellt wird.
Tipp: Wenn Sie regelmäßig nicht alle Artikel kontrollieren möchten, richten Sie sich dafür besser passende Kontrollgruppen ein.
Erfasste Artikel buchen, Rest ausbuchen...
Die erfassten Artikel werden gebucht, alle nicht erfassten Artikel (ohne eingegebenen Wert ) werden auf 0 ausgebucht (Nullbestand). Sie ersparen sich dann bei diesen Artikeln 0 als Bestand einzugeben indem Sie diese einfach bei der Kontrollerfassung übergehen. Es erfolgt zur Sicherheit eine Abfrage, ob wirklich alle nicht erfassten Artikel auf Nullbestand zurückgesetzt werden soll.
Praktische Varianten, wenn Verkaufsstellen (Veranstaltungsplätze) „geleert“ werden. Es kann aber auch bei der Inbetriebnahme des Stock Management Systems hilfreich sein.
Zurück zur Erfassung...
Lässt Sie weitere Artikel erfassen oder die Erfassung mit Beenden unterbrechen.
Beispiel für einen Artikel mit mehreren Kontrollarten
In unserem Beispiel wollen Sie den Bestand für Cola eingeben. Sie kaufen Cola in drei unterschiedlichen Verpackungen ein, die Sie als Kontrollarten definiert haben:
- 1 Liter Flasche
- 0,2 Liter Flasche
- Premix Container
Sie überlassen ihren Bedienern, welche der drei Einheiten für den Verkauf verwendet werden, vielleicht, weil Sie unterschiedlich einkaufen oder die Ware nicht ausreichend verfügbar ist.
Der Bestandsdienst hat für den Vergleichszeitpunkt einen theoretischen Bestand von 20 Liter berechnet.
Je nachdem was nun bei der Kontrolle vorgefunden wird können Sie die Bestände zu der jeweiligen Einheit eingeben, indem Sie diese zuvor aus der unteren Liste auswählen. Über den Bezug zur Basiseinheit wird der Controller alle Eingeben in Liter umrechnen und diese mit den erwarteten 20 Litern vergleichen.
Wenn Sie die erste Eingabe bei Cola 1 Liter vorgenommen haben, betätigen Sie Hinzufüge, um in derselben Zeile, und damit auf demselben Artikel zu bleiben. Oberhalb der Eingabefelder wird die erreichte Menge bezüglich der Basiseinheit summiert.
Wenn Sie Fertig mit der Eingabe sind, betätigen Sie Nächster (oder die Eingabetaste).
In den meisten Fällen lohnt es sich, die Artikel immer in derselben Einheit einzukaufen und dies mit den Lieferanten zu vereinbaren. Kleine Ersparnisse beim Einkauf werden in der Praxis häufig durch schlechteres Handling vieler Varianten aufgebraucht.
Besonders schnell ist die Kontrolle zu zweit: Ein Mitarbeiter bedient das Programm, während ein weiterer die Bestände übermittelt und gegebenenfalls die Anbrüche auf die Kontrollwaage stellt. Eventuell drucken Sie diesem Helfer zuvor eine Artikelliste (in derselben Reihenfolge) aus, sodass er sich die Artikel im Voraus ansehen kann. Übrigens können Sie davon ausgehen, dass nach einiger Übung Kontrollen von über 100 Artikeln - auch mit einem hohen Anteil von Anbrüchen - in unter 5 Minuten möglich sind, besonders wenn die Artikel für die Kontrolle richtig aufgestellt wurden. Sehr häufig berichten unsere Kunden von ihrem faszinierenden Tempo bei der Durchführung. Ebenso sind sie überrascht von den wertvollen wirtschaftlichen Erkenntnissen, die eine zuverlässige Bestandsführung liefert.
Theoretischen Bestand während der Kontrolle korrigieren
Der Ist-Bestand wird beim Starten der Kontrolle festgehalten, damit sich dieser während einer Kontrollerfassung nicht mehr verändert. Während einer Kontrolle kann es jedoch vorkommen, dass man feststellt, dass der theoretische Bestand nicht korrekt ist (z.B. weil ein Lieferschein nicht eingebucht wurde), wodurch die Auswertung fehlerhaft wäre. In diesem Fall können Sie den Bestand neu ermitteln. Zuvor muss die Buchung (meist im Ordercenter) nachgeholt werden. Wenn der Bestand dadurch korrigiert wurde, kann man durch einen rechten Mausklick auf einen Artikel den Befehl "Bestand neu ermitteln" ausführen, sodass (nur) bei diesem Artikel der aktuelle Bestand erneut in die Liste geladen wird.
Die Erfassung von Kontrollen kann unter Umständen sehr umfangreich ausfallen und eventuell sogar auf mobilen Geräten erfolgen. Die Kontrolleingabe erstellt während der Erfassung eine automatische Sicherung der Daten, wenn 30 Sekunden keine weitere Eingabe erfolgte, um eventuellem Datenverlust entgegenzutreten. Zusätzlich erfolgt diese Sicherung vor dem Buchen (falls beim Buchen der Strom ausfällt). An den Dateinamen für eine gespeicherte Kontrolle ( StockTaking000x.XML) wird die Endung .AUTOSAVE angehängt. Nach genauer Prüfung kann im Fehlerfall (durch einen Suportmitarbeiter) die Endung .AUTOSAVE entfernt werden und die Daten als "gespeicherte Kontrolle" normal bearbeitet/eingesehen werden (die Dateien werden von der Kontrolleingabe nicht gelöscht, daher ist es normal, dass diese Dateien auf dem Server immer existieren).
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