Kontrollerfassung
Die Kontrollerfassung ist das zentrale Modul zur Ermittlung und Bewertung von Warenbeständen an den Verkaufsstellen. Mitarbeitende erfassen hierbei die tatsächlich vorhandenen Istbestände, während Hypersoft parallel den theoretischen Bestand aus allen Warenbewegungen und Kassenbuchungen berechnet. Aus dem Vergleich beider Werte ergibt sich der reale Verbrauch, der ausgewertet und beurteilt werden kann.
Kleine Abweichungen zwischen Ist- und Sollbestand sind im operativen Alltag normal. Größere Fehlmengen deuten hingegen auf Probleme wie falsche Handhabung, fehlende Buchungen oder organisatorische Schwächen hin. Überschüsse sind ebenfalls ein wichtiges Signal und weisen häufig auf unvollständige Abgänge, falsche Artikelzuordnungen oder fehlerhafte Stammdaten hin. Die Kontrollerfassung schafft damit Transparenz und ist ein zentrales Werkzeug zur Qualitätssicherung im Warenmanagement.
Nach Abschluss einer Kontrollerfassung ersetzt der erfasste Istbestand den bis dahin berechneten theoretischen Bestand. Für diesen Zeitpunkt gelten beide Werte als identisch – der Warenbestand wird damit „neu genullt“ und bildet eine saubere Basis für die weitere Verbrauchsberechnung.
Da jede Kassenbuchung theoretische Warenbewegungen auslöst und den Bestand fortlaufend verändert, empfiehlt Hypersoft, die Kontrollerfassung außerhalb aktiver Verkaufszeiten durchzuführen. Ideal ist die Erfassung entweder vor Verkaufsbeginn oder nach dem Tagesabschluss. So beziehen sich alle erfassten Bestände eindeutig auf einen festen Zeitpunkt und werden nicht durch laufende Verkäufe verfälscht.
Die Kontrollen sollten in festgelegten Intervallen erfolgen, damit sich alle Beteiligten darauf einstellen können. Die verwendeten Kontrollgruppen können dabei flexibel gewählt und je nach Warengruppe, Lagerort oder organisatorischem Bedarf angepasst werden.
Vor Beginn einer Kontrollerfassung ist sicherzustellen, dass:
-
alle Lieferscheine vollständig gebucht wurden,
-
sämtliche Warenbewegungen abgeschlossen sind,
-
alle Verkaufsbuchungen beendet wurden und
-
der Bestandsdienst alle Buchungen verarbeitet hat (Standard).
Methoden zur Kontrollerfassung
Die Art der Erfassung richtet sich nach Ihren betrieblichen Anforderungen und Gegebenheiten. Grundsätzlich stehen mehrere Vorgehensweisen zur Verfügung:
-
Die Bestände können direkt im System erfasst werden. Hierfür nutzen Sie Kassenstationen, auf denen das Programm Kontrolleingabe gestartet wird. Für Anbrüche oder gewichtsgeführte Artikel kann optional eine Digitalwaage angeschlossen werden; alternativ lassen sich Gewichtswerte auch manuell eingeben.
-
Alternativ kann die Kontrolleingabe über einen RDP-Monitor erfolgen. Diese Methode ist besonders geeignet für Lagerorte mit eingeschränkter Netzwerkverbindung, da hierbei lediglich Bildinformationen übertragen werden und keine umfangreichen Datenströme entstehen.
-
Als dritte Möglichkeit können manuelle Kontrolllisten ausgedruckt werden. Die Bestände werden vor Ort notiert und anschließend gesammelt in das System übertragen. Dieses Verfahren eignet sich vor allem für größere Lagerbereiche oder Situationen, in denen eine direkte Systemerfassung nicht praktikabel ist.
Weiterführende Themen:
Beachtenswertes zur Kontrollerfassung
Manuelle Kontrolllisten verwenden
Zurück zum übergeordneten Thema: Kontrollerfassung