Erste Schritte zur Datensicherung

Datensicherung – Beispiel

Das Sichern der Kassendaten ist eine wichtige Aufgabe und sollte regelmäßig durchgeführt werden. Für die regelmäßige Ausführung der Sicherung wird eine Automation angeboten, die in vorher festgelegten Zyklen die Sicherung automatisch durchführt.

Die folgenden Überlegungen gehen davon aus, dass eine automatische Datensicherung verwendet werden soll.

Bitte bedenken Sie, dass eine automatische Datensicherung von Ihnen regelmäßig auf korrekte Ausführung geprüft werden sollte. Eine Sicherung die nicht durchgeführt wird (weil z.B. das Sicherungsmedium entfernt wurde oder defekt ist) bedeutet, dass Sie im Ernstfall KEINE Sicherung besitzen.

Beim Start des MCP erhalten Sie deshalb im Fehlerfall einen Hinweis auf eine fehlerhafte Sicherung.

Sicherungskonzept erstellen

Bevor Sie eine automatische Datensicherung einrichten sollten Sie sich ein Sicherungskonzept erarbeiten, das zu Ihrer Situation passt. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

  • Was will ich sichern?
  • Wo will ich sichern?
  • Wie häufig will ich sichern?
  • Wann will ich sichern?
  • Wer sichert?
  • Wie groß ist der Sicherungsumfang?

Was will ich sichern?

Mit der integrierten Datensicherung können Sie die Daten der Hypersoft Desktop Programme sichern. Es werden keine Betriebssysteme etc. gesichert. Für ein vollständiges Backup (z.B. Festplattenimage) verwenden Sie bitte eine andere Datensicherungssoftware. Mit Hypersoft werden, abhängig von der Sicherungsvariante, Stammdaten gesichert – die Kassenprogrammierung (Artikeldaten, Stationen, Tastaturen Drucker, Bediener etc. ) und zusätzlich die BewegungsdatenGeschlossen Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen. wie Kassenumsätze.

Von den angebotenen Sicherungsvarianten, hat sich in der Praxis die Variante Stamm- und BewegungsdatenGeschlossen Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen. komplett bewährt. Hierin sind alle Daten die zur Wiederherstellung des System benötigt werden enthalten.

Wo will ich sichern?

Es ist angeraten die Sicherung immer auf einem externen Medium zu speichern – externe Medien können ein USB-Stick, eine externe Festplatte, ein anderer PC, ein per FTP erreichbarer Speicherort sein. Die Variante per USB-Stick ist die einfachste Variante, aber auch eine relativ unsichere Variante, da man einen USB-Stick leicht entfernen kann (Diebstahl droht). Das Sichern auf die eigene Festplatte, darf nur in Notfällen und Übergangsweise erfolgen, z.B. wenn noch kein externes Medium zur Verfügung steht. Die Gefahr des Datenverlustes bei Ausfall der Festplatte ist jederzeit gegeben.

Wie oft will ich sichern?

Die Anzahl der automatischen Sicherungen ist eingeschränkt. Sie können (bei Bedarf) pro Station (Kassen, Büro, Server) jeweils eine automatische Sicherungsvariante einrichten. In der Praxis hat sich eine automatische Sicherung pro Tag und Station bewährt.

Wann will ich sichern?

Den besten Sicherungszeitpunkt gibt es nicht. Der Sicherungszeitpunkt ist immer abhängig vom jeweiligen Betrieb , von den Geschäftszeiten etc. Eine permanente Sicherung ist nicht vorgesehen. Die Sicherung ist immer eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der Durchführung. In der Praxis haben sich Sicherungszeitpunkte zu 3 verschiedenen Zeitpunkten als praktikabel gezeigt:

Morgens vor Kassenstart oder Abends bei Kassenende oder Mitten in der Nacht (wenn kein Betrieb stattfindet).

Wenn Sie mehrere Kassenterminals betreiben, können Sie auch an jeder Station eine Sicherung einrichten, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten startet. Sie hätten damit eine mehrfache Absicherung Ihres Kassensystems.

Das Sichern im laufenden Betrieb ist technisch machbar, aber grundsätzlich nicht zu empfehlen, da es sich negativ auf die Leistung des Kassensystems bezüglich der Antwortzeiten auswirken kann.

Wer sichert?

Jeder PC auf dem das Hypersoft Programm installiert ist, kann die Sicherung starten. Die einzelnen PCs sind innerhalb Ihres Netzwerkes mit dem Hauptgerät verbunden und haben somit Zugriff auf die zu sichernden Daten.

Es gibt immer nur ein Hauptgerät in Ihrem Kassensystem. Dies kann eine Kasse sein, ein Büro PC oder ein Server PC. Nur auf diesem Hauptgerät befinden sich im Normalfall Ihre Daten. Das bedeutet, dass dieses Hauptgerät zum Sicherungszeitpunkt eingeschaltet und erreichbar sein muss. Ist es ausgeschaltet, kann keine Sicherung erfolgen. Wenn Sie nicht wissen, welches Ihr Hauptgerät ist, ziehen Sie Ihren Hypersoft Ansprechpartner zu rate.

Weiterführende Dokumentation: Datensicherungskonzept

Größe der Datensicherung

Eine Datensicherung besteht immer aus zwei Dateien. Eine beschreibenden Textdatei und der komprimierten Sicherungsdatei (ZIP-Format). Die Größe der Sicherungsdatei ist abhängig von der Menge an beinhaltenden Daten – Anzahl der Artikel, Anzahl Kassenstationen, Anzahl Bilder, Größe des Kassenjournals etc. Im Laufe der Betriebsjahre wird die Datenmenge anwachsen und der Speicherplatzbedarf ebenfalls größer werden. Für die tatsächliche Größe der Sicherungsdatei gibt es keinen minimalen oder maximalen Wert. Sie müssen die Sicherungsgröße = Speicherbedarf über eine manuelle Sicherung ermitteln. Sie ist in der Regel wesentlich kleiner als das Hypersoft Programmverzeichnis mit den dazugehörigen Daten. Pro Tag kann im Durchschnitt zwischen 1-5MB Buchungsdaten erzeugt werden (Abweichungen je nach Betriebsgröße).

Die benötigte Zeit für einen Sicherungslauf ist ebenfalls von der Datenmenge abhängig und auch von der Geschwindigkeit Ihres PCs. In der Regel ist eine Datensicherung in ca. 1 bis 2 Minuten abgeschlossen. Bei Datenmengen > 20 MB kann es aber auch länger sein.

Beispiel für eine automatische Datensicherung...

Sicherung auf einen USB-Stick, externe Festplatte, Netzlaufwerk:

Prüfen der eingerichteten automatischen Datensicherung...

Rufen Sie die Aufgabenplanung Ihres PC auf. Dort sollte sich jetzt ein automatischer Task für das Hypersoft Backup befinden. Wählen Sie mit der rechten Maustaste den Eintrag aus und wählen im erscheinenden Menü Ausführenaus. Die Aufgabe startet und führt die Sicherung aus. Prüfen Sie im Anschluss den Speicherort der Sicherung auf die beiden Sicherungsdateien (Eine Textdatei mit der Endung TXT und eine gepackte Sicherungsdatei mit der Endung ZIP).

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