Löschen von Stammdaten

Anmerkung von Hypersoft: Aufgrund relativ begrenzter anderer Kassensysteme wie Registrierkassen, die Buchungsdaten nur begrenzt aufzeichnen und speichern können, hat der Gesetzgeber Änderungsaufzeichnungen in den Systemen gefordert. Hintergrund ist, dass solche System zum Beispiel nur die Artikelbuchungen speichern, aber die Preise (auch MwSt. und andere fiskale Informationen) aus dem aktuellen Stammdatensatz ergänzen. Somit kann man durch nachträgliches ändern der Stammdaten die Auswertung der Buchungsdaten ändern und auch gezielt anders steuern als beim Verkauf abgerechnet.

Da Hypersoft alle relevanten Daten bei deren Entstehung speichert und sogar Daten wie Originalpreis im Verhältnis zu einem Rabattpreis speichert und auch dass ein Manager mit seinen erweiterten Berechtigungen für einen Bediener stornierte mit in jedem Datensatz ablegt ist das zusätzliche Aufzeichnungen von Änderungen aus unserer Sicht und den Betriebsprüfern mit denen wir dies diskutierten für Hypersoft obsolet. Durch die Überführung der Stammdaten in die BewegungsdatenGeschlossen Bewegungsdaten sind meist zeitlich relevant und liefern die Informationen für Auswertungen. In der Hypersoft-Suite z.B.Kassenbuchungen. gehen die Informationen vollständig aus jedem gesicherten Buchungs-Datensatz hervor. Auch Änderungen werden durch Gegenbuchungen nachvollziehbar gespeichert.

Zusätzlich bieten wir noch einen Artikeländerungsbericht an, damit Sie auch diese Nachfrage positiv beantworten können. Daraus folgernd bieten wir aber nicht alle Änderungsprotokolle für alle Stamminformationen an, eben weil wie oben beschrieben sogar jeder einzelne Buchungs-Datensatz diese Informationen erleichternd enthält (und damit auch nicht extra mit Änderungsprotokollen verglichen werden müsste).

Artikeldaten löschen

Sie haben die Möglichkeit Artikeldaten zu löschen oder diese zum Beispiel für den Verkauf zu deaktivieren. Im Buchungsjournal des Kassensystems wird mit jeder Buchung eine Kopie des Artikeltextes und die wesentlichen Informationen wie der Originalpreis zum Zeitpunkt der Buchung gespeichert. Zudem werden im Artikeländerungsbericht Änderungen und Löschungen gespeichert. Wenn Sie die Artikel trotzdem nicht löschen behalten Sie den Stammdatensatz zusätzlich verfügbar. Sie können zum Beispiel mit Gruppen arbeiten und nicht mehr benötigte Artikel in eine dafür geeignete Gruppe verlagern.

Warnung vor falschem Ändern und Löschen...

Der Artikelstamm des Controllers ist aktiv mit den Artikeldaten der Verkaufsstellen und Lager verknüpft, außerdem können die Artikel auch untereinander Abhängigkeiten haben. Beim Löschen von Artikeln mit Bestand (soweit größer als 8 Nachkommastellen) wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben.

Sie können einen Artikeländerungsbericht erstellen, da fast jede Änderung im Artikelstamm protokolliert wird.

Beachten Sie bitte bei allen späteren Änderungen der Stammdaten, dass diese Änderungen auch ungewollte Auswirkungen auf Ihre Betriebsdaten haben können. Beispiel: Sie ändern Einstellungen in den Einheiten die Artikeln zugewiesen wurden, welche bereits in Bestandteillisten von Rezepturen ist. Hierdurch können sich die beteiligten Rezepturen ebenfalls ändern. Ebenso alle darauf basierenden Auswertungen und Berechnungen.

Das Löschen von Artikel sollten Sie dann nicht vornehmen, wenn diese für Buchungen verwendet wurden, da diese Buchungen sonst auf Ihren Auswertungen fehlen könnten oder unvollständig sind. Sie können die Artikel umbenennen und die Artikelarten anders zuordnen. Zum Beispiel können Sie, bei einem Artikel der nicht mehr verkauft werden soll, die Eigenschaft Verkaufsfähig entfernen.

Auch das Umwandeln von Artikeln sollten Sie nur dann verwenden wenn Sie hierdurch keine relevanten Daten ändern. Wenn Sie einen Basisartikel aus der Verkaufsstelle entfernen, wird dieser weiter richtig gebucht und zusätzlich in allen Auswertungen richtig angezeigt, er behält also diesen Lagerort. Einzig in der Kontrollerfassung würde dieser Artikel nicht mehr angezeigt.

Warengruppen, Preisebene, Verlustgründe, Stornogründe

Wir empfehlen Ihnen dieses Variablen (sofern sie benutzt wurden) nicht zu löschen. Im Buchungsjournal wird die sogenannte ID der Variable gespeichert, aber nicht der entsprechende Text. Man kann zwar nach dem Löschen der betroffenen Variable noch erkennen, dass Sie zum Beispiel auf Verlust gebucht haben, aber man kann nicht lesen, wie Sie den Verlustgrund benannt haben. Ebenfalls ist es möglich, dass eine ehemals verwendete ID nach dem Löschen des Begriffs mit einem neuen Begriff verwendet wird. Wir verhindern daher diese Variablen zu löschen. Allerdings können Sie diese umbenennen: Somit kann man zum Beispiel den Verlustgrund Inventurdifferenz als ehemals_Inventurdifferenz benennen.

Unterstützungen vom System...

Beim Löschen von Preisebenen und Verlustgründen wird geprüft, ob diese bereits verwendet wurden (gebucht wurden). Falls ja, wird der entsprechende Eintrag nicht gelöscht und es eine entsprechende Meldung. In Zentralen können Preisebenen und Verlustgründe deshalb NICHT gelöscht werden (da von dort aus eine Daten-Prüfung aller Mandanten und Standorte bisher nicht vorgenommen werden kann.)


Weiterführende Dokumentation:

Hypersoft Verfahren zur Nullstellung

Warengruppen deaktivieren oder löschen

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