Storno- und Verlustmanagement mit System

Stornierungen sind im Alltag unvermeidlich – ob durch Eingabefehler, Änderungswünsche oder Reklamationen. Für ein professionelles Kassensystem ist es daher essenziell, nicht nur die Möglichkeit zum Stornieren zu bieten, sondern auch die volle Kontrolle darüber zu behalten. Hypersoft geht dabei weiter als andere Systeme: mit klar definierten Stornokategorien, flexiblen Berechtigungen und aussagekräftigen Auswertungen, die alle praxisnah auf Ihren Betrieb abgestimmt werden können.

Ziel ist es:

  • Stornosituationen differenziert und effizient zu handhaben

  • Mitarbeitende je nach Rolle gezielt zu berechtigen

  • Risiken zu minimieren, Transparenz zu erhöhen

  • steuerlich sowie betriebswirtschaftlich korrekt zu arbeiten

Wer Hypersoft richtig einsetzt, kann viele „verlorene Euros“ zurückholen und stärkt gleichzeitig das Vertrauen im Team.

Die drei Hauptkategorien für Stornos

Kategorie 1: Storno vor Order

Typische Szenarien: Tippfehler, falsche Auswahl, Gast ändert seine Meinung, bevor der Vorgang gebucht wurde.

  • Der Artikel wurde eingegeben, aber nicht gebucht.

  • Es wurde kein Saldo erzeugt, keine interne Order ausgelöst.

  • Fraud ist hier nahezu ausgeschlossen, da der Bediener als Einziger die Info kennt.

Besonderheiten:

  • mPOS: Artikel können vorgemerkt werden – durch längeres Halten oder Abbruch (z. B. durch Abfrageabbruch) wird der Artikel entfernt, ohne dass der Bediener diese Buchung und den Storno noch sieht. (Die Buchung und der Storno dazu werden für Prüfungen allerdings gespeichert.)

  • POS mit Abfragen: Gleiches Verhalten – wird eine Abfrage abgebrochen, wird der Artikel entfernt, ohne dass der Bediener diese Buchung und den Storno noch sieht. (Auch die Buchung und der Storno dazu werden für Prüfungen allerdings gespeichert.)

Kategorie 2: Storno nach Order

Typische Szenarien: Änderungswunsch nach interner Bestellung, Fehler erkannt, Umbestellung, Gast reklamiert, Ware nicht verfügbar.

  • Artikel wurde gebucht, ein neuer Saldo erzeugt, interne Order ist ausgelöst.

  • Noch kein Rechnungsabschluss – Storno ist im Rahmen des offenen Vorgangs möglich.

Risiken und Anforderungen:

Die Küche/Bar hat die Ware evtl. schon hergestellt.

Der Storno muss an alle betroffenen Produktionsstellen kommuniziert werden.

Wenn Ware dennoch ausgegeben wurde, muss das geklärt und dokumentiert sein.

Besonderer Fokus:

In dieser Phase entsteht das größte Fraud-Potenzial. Wird die Ware ausgegeben, aber nicht korrekt verrechnet, liegt möglicherweise eine Steuerverkürzung vor – ob beabsichtigt oder nicht.

Kategorie 3: Storno nach Abschluss

Typische Szenarien: Falscher Artikel nach Rechnungsdruck entdeckt, Gast reklamiert nach Bezahlung, Ware wird retourniert.

  • Artikel wurde gebucht, intern bestellt und abgerechnet (Rechnung wurde erstellt).

  • Ein Storno ist nur noch unter klaren Regeln und mit Berechtigungen möglich.

Bedeutung:

  • Sehr sensibel, da der Gast die Ware womöglich bereits bezahlt und erhalten hat.

  • Ein nachträglicher Storno ohne klare Dokumentation führt schnell zu rechtlichen Problemen.

Tipp:

Verwenden Sie speziell dafür vorgesehene Storno- und Verlustgründe sowie die Hypersoft Fraud-Auswertungen im Report Manager, um den Überblick zu behalten.

Weitere Funktionen und Ausblick

Für komplexere Anforderungen stehen noch weitere Stornoarten zur Verfügung:

  • Korrekturstorno

  • Retourstorno

Diese Spezialfälle behandeln wir gesondert: Stornobuchungen in der Praxis

Best Practice: Stornos richtig klassifizieren – informativ oder mit Warenverlust

Hintergrund

Stornos sind nicht gleich Stornos. Während manche lediglich kleine Eingabefehler korrigieren, führen andere zu echten Verlusten – sei es durch Rückgabe, Verfall oder leider auch durch Fraud.

Was in der Praxis oft übersehen wird: Viele Betriebe investieren enorm viel Zeit in Storno-Kontrolle, Storno-Listen, Berechtigungsfreigaben und Schulungen – ohne sich je bewusst zu machen, worauf es eigentlich ankommt: den entscheidenden Unterschied zu erkennen zwischen „harmlosen“ Stornos und denen mit echten wirtschaftlichen oder steuerlichen Folgen.

Genau hier liegt der entscheidende Vorteil des Hypersoft-Systems: Als (vermutlich) einziges Kassensystem am Markt bietet es die Möglichkeit, Stornos nicht nur technisch, sondern auch logisch zu differenzieren – durch klar definierbare Stornogründe, die sich gezielt als informativ oder verlustrelevant klassifizieren lassen. So lässt sich der Großteil der Stornos automatisch einordnen und ohne weitere Aufmerksamkeit durchlaufen – während Sie sich auf die wenigen, wirklich relevanten Fälle fokussieren können.

„So wird aus Ihrer Stornokontrolle ein intelligentes Managementwerkzeug – statt einer endlosen To-do-Liste.“

Ziel

Diese Differenzierung erlaubt es Ihnen, die Prozesse zu professionalisieren und sowohl betriebswirtschaftlich als auch steuerlich korrekt und transparent zu agieren. Sie behalten die Kontrolle, schulen ihre Mitarbeitenden gezielt und reduzieren Missbrauch, ohne die Flexibilität zu verlieren.

Hypersoft Lösung: Kategorisierung mit Zusatzwert

Sie können jede Stornokategorie (vor Order, nach Order, nach Abschluss etc.) mit eigenen Stornogründen ausstatten. Diese wiederum können Sie:

  • als informativen Storno kennzeichnen → keine Lagerauswirkung, rein dokumentarisch

  • als Storno mit Verlustbuchung versehen → wirkt sich auf Lager / Wareneinsatz aus

Dabei können Sie z. B. definieren:

Stornogrund Typ
„Tippfehler“ Informativ
„Gegessen, aber reklamiert“ Mit Verlustbuchung
„Falsche Bestellung informativ“ Informativ
„Falsche Bestellung mit Verlust“ Mit Verlustbuchung

Verlustgründe können Sie zusätzlich ebenfalls frei formulieren und zu Auswertung heranziehen.

Best Practice Empfehlung

  • Setze alle Stornos korrekt um – auf Basis deiner Abläufe und unter Berücksichtigung der Warenbewegungen.

  • Vermeide pauschale Stornos ohne Kontext – diese führen zu fehlerhaften Auswertungen und schaden der Transparenz.

  • Arbeite mit Stornogründen aktiv: Sie sind wertvolle Indikatoren für Verbesserungen, Rücksprachen oder auch für Betriebsprüfungen.

  • Nutze regelmäßige Meetings, um gemeinsam mit Service- und Küchenteam die Gründe zu besprechen und bei Bedarf anzupassen.

Sonderfall 1: Missbrauch durch Storno nach Order

Ein besonders sensibles Feld sind Stornos nach Order, also wenn die Küche bereits produziert hat. Hier kann es in problematischen Betrieben zu folgender Situation kommen:

Der Gast bekommt sein Essen. Die Ware ist raus. Doch der Artikel wird „nachträglich storniert“ – das Geld landet in der Kasse des Bedieners, nicht in der Abrechnung. Der Koch erhält davon vielleicht einen „Kaffee“ extra – und wird so ungewollt zum Mitwisser.

Das ist mehr als nur ein Warenverlust: Es ist ein massiver Vertrauensbruch im Team und rechtlich hoch problematisch.

Daher unser Leitsatz:

Wenn ein Bediener ohne Bon Ware erhält, ist nicht der Bediener das Problem – sondern die Ausgabe.

Ein System, das so etwas erlaubt, muss neu strukturiert werden.

Sonderfall 2: Missbrauch durch Storno nach Abschluss

Der kritischste Zeitpunkt für jeden Storno ist nach der Rechnungsstellung. Denn wenn ein Vorgang bereits abgeschlossen wurde – also die Ware produziert, übergeben und die Rechnung erstellt wurde – ist jede nachträgliche Änderung ein besonders risikobehafteter Vorgang.

Was passieren kann:

Ein Bediener kassiert den Tisch regulär ab. Die Rechnung liegt, die Gäste sind gegangen. Erst danach wird der Artikel „storniert“. Damit verschwindet er aus der Abrechnung – obwohl das Geld längst in der Kasse des Bedieners gelandet ist.

Manche Betriebe bemerken diese Praxis erst spät – etwa durch Unregelmäßigkeiten in den Stornozahlen, verdächtig hohe Verluste oder irritierte Stammgäste. In Einzelfällen werden Stornos nach Abschluss sogar genutzt, um bewusst Verkäufe zu verschleiern.

Solche Vorgänge sind nicht nur wirtschaftlich ein Schaden, sondern im Zweifel eine Steuerverkürzung – mit entsprechend hohen rechtlichen Risiken für den Betrieb.

Unser Leitsatz:

Wenn Artikel nach der Bezahlung storniert werden, ist größte Vorsicht geboten – und konsequente Kontrolle Pflicht.

Hypersoft bietet mit den Stornogründen, der Unterscheidung von Verluststorno und informativem Storno sowie umfassenden Berechtigungsmodellen ein Werkzeug, das diese Vorgänge gezielt entschärft – ohne dabei den Service zu blockieren. So schützt du dein Team, deinen Umsatz und deine rechtliche Sicherheit in einem sensiblen Bereich.

Weiterführende Themen: Storno nach Abschluss überwachen

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