Codes für Web-Gutscheine etc.

Codes für Web-Gutscheine, Kunden und das Bonussystem werden im Modul "Codes verwalten" verwaltet. Es bietet eine Übersicht aller Codes (einschließlich QR-Code-Rohdaten), deren Status, die letzte Bonusaktivität sowie die Anzahl der Bonusaktivitäten und Einlösungen. Durch Auswahl einer Zeile können Sie detaillierte Informationen abrufen.

Hypersoft Statement: Während viele Anbieter Codes und Karten einzeln lizenzieren oder exklusive Karten herstellen, sind diese für Sie als Hypersoft-Kunde kostenfrei verfügbar. Wir bieten an, Karten und andere Medien für Sie zu produzieren, jedoch können Sie auch selbst diese Instant Codes im Portal generieren und verwalten.

Codes Details

Im Bereich "Details" sehen Sie in der ersten Grafik die Bonusaktionen, an denen der ausgewählte Code teilnimmt. Das Säulendiagramm lässt sich nach Zeiträumen wie dem letzten Monat, den letzten 6 Monaten, dem letzten Jahr oder ohne Zeitbegrenzung filtern. Im Bereich "Bonussystem" können Sie die historischen Bonusaktionen zu diesem Code einsehen und den Zeitabschnitt eingrenzen.

Codes verwalten

Falls Sie zusätzliche Codes (QR-Code-Rohdaten) benötigen, können Sie diese über das Bonussystem herunterladen. Sie erreichen den Bereich über das Menü unter „Codes verwalten“ oder im Dashboard unter „Neue Codes bestellen“. Hier können Sie neue Codes bestellen oder bereits erstellte Codes als XLSX-Datei herunterladen.

Die Anzahl der selbst generierbaren Codes ist auf 6.000 pro Monat begrenzt. Sollten Sie mehr kostenlose Codes benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhandelspartner oder an Hypersoft.

Gruppen verwenden

Bei der Generierung neuer Codes können Sie diese automatisch einer Einladungs- und/oder Rabattgruppe zuweisen. Aktivieren Sie den zusätzlichen Schalter hinter der Gruppenauswahl, um die generierten Webgutscheinnummern automatisch zu aktivieren. Diese Webgutscheine können wie normale Gutscheine verwendet werden und verfügen zudem über einen Einladungs- und/oder Rabattbetrag, falls das POS-System an der Gruppe teilnimmt.

Best Practice: Sicherheit und Liquidität mit Web-Gutscheinen

Web-Gutscheine sind mehr als ein Marketinginstrument. Richtig eingesetzt sind sie ein sicheres, nachvollziehbares Zahlungssystem mit klarer Liquiditätswirkung.

1. Systemseitige Sicherheit

Jeder generierte Gutschein-Code ist eindeutig und ausschließlich mit Ihrem Hypersoft Kassensystem kompatibel. Sie können: Codes direkt beziehen oder selbst generieren und in eigene Gutscheinmedien integrieren

Die Codes sind technisch nicht frei verwendbar und schützen damit vor externen Manipulationen oder Mehrfachverwendungen außerhalb Ihres Systems.

2. Aufladung nur gegen tatsächliche Zahlung

Web-Gutscheine werden grundsätzlich wertneutral erzeugt. Ein Guthaben entsteht erst dann, wenn:

  • der Bediener die Aufladung am POS bucht

  • eine der angebundenen Zahlungsarten korrekt abgeschlossen wird

Das bedeutet: Kein gebuchtes Zahlungsmittel → kein aktiviertes Guthaben. Damit ist ausgeschlossen, dass Gutscheinwerte ohne reale Zahlung in Umlauf gelangen. Das schützt Ihre Liquidität.

3. Einlösung wie eine reguläre Zahlungsart

Die Einlösung erfolgt am POS wie eine normale Zahlungsart. Alle Bewegungen werden:

  • in Berichten

  • in Exporten

  • in Standortauswertungen

  • im Controlling

vollständig dokumentiert. Damit sind Gutscheinumsätze und -verbindlichkeiten jederzeit nachvollziehbar.

4. Standortübergreifende Transparenz

Bei mehreren Standorten wird jede Einlösung eindeutig dem belasteten Standort zugeordnet. Die interne Abrechnung erfolgt automatisiert und nachvollziehbar. Das schafft:

  • klare Verantwortlichkeiten

  • saubere Verrechnung

  • revisionsfähige Dokumentation

5. Unternehmerisches Risikomanagement bei mehreren Inhabern

Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Standortinhabern oder Franchise-Partnern, entsteht eine zusätzliche Verantwortung:

  • Gutschein-Guthaben im Umlauf stellen eine Verbindlichkeit dar.

  • Fällt ein Standort weg, kann das zu finanziellen Belastungen führen.

Best Practice: Bewerten Sie regelmäßig das umlaufende Gutscheinvolumen. Definieren Sie vertragliche Absicherungen. Hinterlegen Sie gegebenenfalls einen Teil des Gutscheinwertes als Sicherheit

Ziel ist es, die Einlösbarkeit für Gäste dauerhaft sicherzustellen – unabhängig von strukturellen Veränderungen.

Management-Perspektive

Web-Gutscheine sind: Liquiditätsinstrument, Marketinginstrument, Kundenbindungsinstrument und buchhalterische Verpflichtung zugleich

Wer sie strukturiert einsetzt, gewinnt Planungssicherheit.

Wer sie nur als „Verkaufsaktion“ betrachtet, übersieht das Risiko.

Gutscheinverkauf erzeugt sofort Liquidität – Einlösung erzeugt Verpflichtung.

Hypersoft Vorbehalt zu kostenlosen Codes

Die Möglichkeit, Codes eigenständig zu generieren, bietet Ihnen Flexibilität und Spontanität. Wir behalten uns jedoch vor, die kostenlose Nutzung mit einer Schutzgebühr zu belegen, falls die heruntergeladenen Codes überwiegend nicht genutzt werden. Dies betrifft nicht einzelne Fälle, sondern Situationen, in denen die Nichtnutzung überwiegt. Wenn Ihre Marketingmaßnahmen jedoch nicht durchführbar sind oder nicht angenommen werden, gilt dies selbstverständlich nicht als Nichtnutzung. Ebenfalls dürfen Sie Codes nicht beliebig kopieren und damit zweckentfremden.

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