Benutzer und Berechtigungen
Wir unterscheiden zwischen den Begriffen Benutzer für die Arbeit mit den Programmen und Bedienern für die Arbeit am POS Kassensystem. Benutzer werden in der Benutzerdatenbank verwaltet und Bediener im Mitarbeiterstamm. Somit regeln die Benutzerberechtigungen den Zugriff auf alle Programme und die Bedienerberechtigungen den Zugriff auf das Kassensystem. Benutzer können auch mandantenübergreifend verwendet werden. Bediener werden immer pro Mandant im jeweiligen Mitarbeiterstamm verwaltet.
Alle Mitarbeiter für die Sie Arbeitszeiten erfassen, oder an der Kasse arbeiten, müssen als Mitarbeiter angelegt werden. Durch die Zuweisung von Geheimnummern (und Schlüsseln) und Bedienerberechtigungen werden aus Mitarbeitern dann Bediener des Kassensystems. Benutzernamen können übrigens aus dem Mitarbeiterstamm kopiert, oder einfach noch einmal eingegeben werden. Die Berechtigungen werden Benutzern mit den Benutzergruppen zugewiesen. Änderungen in der Benutzergruppe werden sodann bei den Beteiligten der Gruppe angewandt.
Mindestens der erste Benutzer Ihres Mandanten wird von Hypersoft oder Ihrem Fachhandelspartner angelegt. Mit diesem Benutzer können Sie sich anmelden um weitere Benutzer anzulegen und Berechtigungen zuzuweisen. Wenn Sie mehr als einen Betrieb haben, wird von Hypersoft die Zentrale und deren Filialen angelegt. Filialen können Company Stores oder Franchisenehmer sein. Zudem gibt es vielfältige Einstellungen und Berechtigungen. Ein Benutzer einer Zentrale kann automatisch Berechtigungen für den Zugang der Filialen erhalten. Eigenständige Franchisenehmer können bestimmte Berechtigungen einer Zentrale (des Franchisegebers) einschränken.
Der Portalzugang von MyHypersoft wird über den Status des Benutzers gesteuert, der einem oder mehreren Betrieben zugewiesen werden kann. Das heißt, Sie können sich für den übergeordneten Betrieb (die Zentrale) anmelden und von dort aus auch zugeordnete Betriebe betreten. Wenn Sie mehr als einen Betrieb haben, können Sie also auch die gewünschte Firmenstruktur passend abbilden und die anderen Partner und Mitarbeiter entsprechend zuweisen. Das Portal erkennt den jeweiligen Status des Benutzers und platziert diesen passend in die Hierarchie. Ein entsprechend befugter Benutzer einer Franchisezentrale oder einer zentralen Verwaltung hat somit automatisch Zugang zu den darunter befindlichen Filialen. Er hat somit Zugang zu den aktuellen Filialdaten, kann mit den Mitarbeitern kommunizieren und sich sogar vor Ort am Kassensystem (Hypersoft MCP) als Benutzer anmelden, ohne dort zuvor angelegt worden zu sein.
Aber das Portal geht noch einen Schritt weiter. Häufig kommt es vor, dass Franchisenehmer mehrere Betriebe haben. Sodann agiert ein Franchisenehmer in der Gruppe seiner Betriebe wie eine eigene zentrale Verwaltung. Dies geht soweit, dass er auch andere Betrieb selber zentral verwalten kann, ohne dass ein übergeordneter Franchisegeber (eines anderen Systems) Zugang auf die "fremden" Systeme erhält.
Zusätzlich kann im Portal eingestellt werden, dass es sich um selbständige oder selbstverantwortliche Unternehmen handelt. Hiermit werden notwendige Einstellungen an diese eigenständigen Entscheider verlagert. Sodann kann im Beispiel unten die Leitung der Firma B bestimmen, welche Daten der Schnittmenge der Firma A zugänglich gemacht werden. Auch unter die Datensicherheit fallende Kriterien wie Mitarbeiterdaten können so geschützt werden.
Wir empfehlen Dringend jeden Benutzer der Programm einzurichten und durch entsprechend sichere Kennworte deren Zugang abzusichern und Änderungen besser nachverfolgen zu können.
Gut geplante Benutzerberechtigungen schränken nicht nur ein, sondern helfen Ihren Mitarbeitern sich auf die zur Verfügung stehenden Programme zu konzentrieren. Sie vermeiden so Missverständnisse und Fehlbedienung in Bereichen, die nicht zum Aufgabengebiet der jeweiligen Benutzer gehören.
Weiterführende Dokumentation:
Benutzer anlegen und verwalten
Zurück zur übergeordneten Seite: MyHypersoft Portal