Kontrolleinstellungen
Beim Kontrollieren geht es darum den tatsächlichen Istbestand der Basisartikel und Ihrer Produktartikel zu erfassen und mit dem Sollbestand, also den theoretischen Warenbeständen zu vergleichen. Hierfür stehen Ihnen mit dem Controller mehrere Methoden, Einstellungen und Hilfsmittel zur Verfügung.Den Basisartikeln und Produkten werden sodann Bewertungsgruppen zugeordnet, die Ihre Meinung im Umgang mit Differenzen auf den Artikel so genau repräsentiert, dass Abweichungen im Bestand dementsprechend markiert werden.
Grundlage der prozentualen Berechnung
Bevor Sie mit den Einstellungen der Bewertungsgruppen beginnen können, müssen Sie eine Einstellung definieren, die Ihrer Betrachtungsweise bezüglich dem Maßstab für Differenzen entspricht.
Immer wenn eine Abweichung vom Bestand festgestellt wird, so wird diese Abweichung prozentual betrachtet. Aber was ist die Vorgabe, an der wir den Bestand messen wollen?
Sie können aus vier grundsätzlichen Möglichkeiten auswählen, die für alle Bewertungsgruppen gilt:
- Artikeldurchsatz seit Letzter Kontrolle - Wenn Sie einen Artikel einmal wöchentlich kontrollieren, so wird hier die Anzahl seines theoretischen Verbrauchs innerhalb dieser Woche als Anzahl zugrunde gelegt.
- Täglicher Artikeldurchsatz - Dies ist der durchschnittliche Verbrauch des Artikels pro Tag als Grundlage.
- Theoretischer Istbestand - Bei dieser Variante wird der theoretische Bestand als Grundlage verwendet.
- Ist-Bestand - Der bei der Kontrolle theoretisch vorhandene Bestand ist die Grundlage zur Ermittlung der Differenz.
Nach unserer Auffassung kann der verbliebene Bestand keine Grundlage sein, da durch Bestandsveränderungen sich auch die Bewertung ändern würde. Der Durchsatz steht eher im Zusammenhang zu einer Bewertung auf der Basis einer Toleranz.
Anwendung der Bewertungsgruppen
In einer Bewertungsgruppe können Sie definieren, wie der Controller auf eine Abweichung zwischen Sollbestand und Istbestand reagieren soll. Jeder Artikel kann einer Bewertungsgruppe zugewiesen werden. Jede Bewertungsgruppe kann eine Abweichung nach folgenden Kriterien bewerten:
-
Zulässige Toleranz: es ist etwas mehr beziehungsweise weniger Ware da, als theoretisch berechnet.
- Verlust: Die Differenz ist relevant, überschreitet die zulässige Toleranz im Negativen, und muss als Verlust betrachtet werden.
- Zu wenig Ware: Die Differenz ist erheblich und muss zusätzlich weiter untersucht werden.
- Besser als erwartet: Hier ist mehr Ware übrig, als vom System berechnet wurde, so dass zum Beispiel sorgsames Umgehen der Ware als Ursache unterstellt werden kann.
- Zu viel Ware: Der Überschuss muss zusätzlich weiter untersucht werden. Der Gast erhält also sein Getränk (zum Beispiel) mit weniger Ausschankmenge als in der Rezeptur definiert.
Beispiele...
Beim Verkauf von Rinderfilet erlauben Sie 5 % positive und negative Toleranz. Davon abweichende Ergebnisse möchten Sie mit einem Symbol markieren, ab 10% negativer und 15% positiver Toleranz möchten Sie eine Erklärung bekommen. Andere Abweichungen werden nicht besonders markiert.
Sie verkaufen monatlich 5.000 Portionsflaschen Mineralwasser 0,2l. Da es sich um einen Stückartikel handelt gibt es keinen Grund, weshalb eine Flasche fehlen sollte. Sie stellen daher die Toleranz auf 0% ein - oder eben den Wert den Sie dann doch tolerieren möchten.
Eine Abweichung bei der Verarbeitung von Parmesan ist eventuell unvermeidbar und wird von Ihnen toleriert. Auch wenn es sich um einen wertvollen Rohstoff handelt. Ab 15% ist es ein Verlust und ab 20% möchten Sie eine Erklärung haben. Ein Überschuss ab 25% ist ebenfalls bedenklich der auch geklärt werden soll.
- Zwischen 0% und -14,99% liegt eine Abweichung in der zulässigen Toleranz.
- Zwischen -15% und -19,99% ist es ein Verlust und es wurde mehr verbraucht, als Sie tolerieren möchten.
- Ab -20% ist es tatsächlich zu wenig Ware und Sie müssen weitere Untersuchungen anstellen.
- Zwischen 0% und 25% ist es besser als erwartet und somit mehr Ware vorhanden als erwartet.
- Ein Überschuss, also zu viel Ware ab 25% ist ebenfalls bedenklich und sollte ebenfalls geklärt werden.
Beispiel für Parmesan:
Der Übergang von einer Situation zur nächsten wird mit prozentualen Werten festgelegt. Deshalb stehen 4 Prozentsätze für fünf Situationen zur Verfügung. Die sechste Situation ist der Zustand Nicht kontrolliert, welcher statisch ist. Um später auf den Berichten schnell einen optischen Eindruck zu erhalten, können Sie für jede eintretende Situation ein anderes Zeichen anzeigen lassen. In unserem Beispiel haben wir die Zeichen für Zulässige Toleranz und Besser als erwartet sogar ganz entfernt (an erster Stelle der Symbolauswahl wird dafür keine Grafik angeboten).
Unsere Voreinstellung können Sie durch Anklicken eines Symbols und Auswählen eines anderen Symbols aus der unteren Liste ändern. In der Praxis ist es perfekt, wenn der angenommene Wert dem gezählten entspricht. Die Einstellung Zulässige Toleranz begrenzt dies und legt den Übergang zum Verlust fest. Wenn der Verlust zu hoch ist, dann ist es Zu Wenig Ware *, was Sie mit dem nächsten Regler einstellen. Der Wert für Besser als erwartet kennzeichnet einen zu hohen Bestand, den Sie tolerieren. Dies kann zum Beispiel durch Sparsamkeit ihrer Mitarbeiter vorkommen. Wird der Wert für Zu viel Ware * erreicht, ist dies für Bestände zu verwenden, die sich durch normale Toleranzen nicht mehr erklären lassen. Der Stern * bedeutet, dass beim Erreichen der Werte für Zu wenig Ware und Zu viel Ware eine Liste zuvor bezeichneter Differenzgründe durch eine vorgegebene Auswahl von Begründungen beantwortet werden muss (sofern diese Abfrage aktiviert ist).
Die Bewertungsgruppe 1 könnte so heißen:
Die Benennung der Bewertungsgruppe beinhaltet die entsprechenden Informationen, so dass man diese leicht anderen ähnlichen Artikeln zuordnen kann.
Weiterführende Themen:
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