Konzept der Anbindung
In gastromatic, welches bei dieser Anbindung das führenden System in Bezug auf die Mitarbeiterstammdaten ist, ist die Hierarchie der Stammdaten wie folgt aufgebaut:
Die Organization (Account) stellt dabei die oberste Ebene in Hypersoft da. Die Location (der Betrieb) kann, je nach Nutzung / Vorgabe der gastromatic Stammdaten, sowohl einem Standort als auch einer Verkaufsstelle bzw. einem Profitcenter
Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. in Hypersoft entsprechen. Der Workspace (Arbeitsbereich) entspricht hierbei den Tätigkeiten in Hypersoft.
Anders als bei Hypersoft steht der Arbeitsbereich (Workspace) in gastromatic über den Mitarbeitern und nicht wie die Tätigkeiten bei Hypersoft unter den Mitarbeitern. Der Mitarbeiterstammdatenabgleich (Synchronisation) synchronisiert somit den Arbeitsbereich mit den Tätigkeiten und ordnet diese den Hypersoft Mitarbeitern zu.
In der Einrichtung der Anbindung zu gastromatic muss mindestens eine Location pro Standort / Anbindung zugeordnet werden. Sollte die Location in gastromatic nicht einem Standort, sondern einem Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. entsprechen, muss auch in Hypersoft diese Location einem Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. zugeordnet werden.
Beispiel für mehrere Standorte...
Datensynchronisation
Die Zeiterfassungsdaten aus Hypersoft werden sofort beim Stempeln geprüft und anhand der Vorgaben wie z.B. einem Profitcenter Ein Profitcenter ist in der Hypersoft Suite eine oder eine Gruppe von Kassen, die Sie einem Begriff, der das Profitcenter repräsentiert zuordnen. Diese Gruppierungen können für Berichte verwendet werden. ermittelt und mit der dafür eindeutigen LocationID und gegebenenfalls einem Dienstplan oder optional einem Arbeitsbereich (Tätigkeit) zur Auswahl gestellt.
Der Mitarbeiter muss dann je nach Grundeinstellung (siehe Bild unten) aus gastromatic auf den Dienstplan einstempeln oder wenn kein Dienstplan vorgegeben ist, auf die Tätigkeit (Arbeitsbereich) einstempeln. Die Zeitdaten werden hierbei sofort an gastromatic übermittelt und lokal in Hypersoft mit der zurückgelieferten eindeutigen ID (PunchtimeID) gespeichert.
Sollte das Hypersoft System Offline (ohne Internetverbindung) sein, werden die Zeitdaten vorsorglich lokal gespeichert und im Hintergrund wird regelmäßig (alle 5 Minuten) geprüft ob das System wieder ONLINE (mit Internetzugang) ist und bei positiver Prüfung auch nachträglich die Zeitdaten an gastromatic übergeben. Hierbei ist es aber aktuell noch nicht möglich, nachträglich einen Dienstplan zu verwenden.
Die Schnittstelle übermittelt nicht nur sofort die gerade erfassten Zeiterfassungsdaten aus Hypersoft, sondern prüft auch die evtl. getätigten Erfassungen in gastromatic und meldet diese an Hypersoft. Zusätzlich prüft die Schnittstelle auch die Mitarbeiterstammdaten und stellt diese dem Hypersoftsystem zur Verfügung.
Sollte ein "Pre-Hypersoft gastromatic System" (d.h. es wurde in gastromatic schon vor einer Hypersoft Anbindung Zeiten erfasst) lange zurückliegende Daten haben, kann man nach erfolgter Synchronisation der Mitarbeiterdaten, diese Zeitdaten nachträglich in Hypersoft importieren.
Hierzu betätigen sie den Knopf Vollabgleich und wählen einen Zeitpunkt in der Vergangenheit ab welchem die Zeitdaten aus gastromatic abgeholt (in Hypersoft importiert) werden sollen.
Der aktuell hinterlegte Zeitplan sieht vor, dass alle 5 Minuten die Zeitdaten des aktuellen Tages und alle 15 Minuten die Zeitdaten der letzten 31 Tage geprüft und gegebenenfalls synchronisiert werden.
Webclearing Reaktion...
Das Webclearing holt weder die Lohnarten noch die Kategorien aus der Zentrale, wenn gastromatic an einem Standort eingesetzt wird.
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